الموضوع: المتابعة و التقييم

دورة تدريبية في المتابعة و التقييم

اعداد و تدريب

منذر علقم

رئيس قسم ادارة الاعمال

جامعة الخليل

2008

مفهوم الادارة : تحقيق الاهداف من خلال الافراد.

وظائف الادارة: التخطيط ، التنظيم، الرقابة، التوجيه

مفهوم الرقابة:- هي عملية متابعة النشاطات للتأكد من أنه تم انجاز الأهداف حسب ما هو مخطط

ومعالجة أية انحرافات مهمة.

* الغرض الاساسي من الرقابة هو التأكد من أن النشاطات انجزت بطريقة تحقق أهداف المنظمة.

لماذا الرقابة مهمة:-

*في مجال التخطيط: الرقابة تجعل المدارء يعرفون فيما اذا كانت الأهداف والخطط تسير على الخط الصحيح وما هي الاجراءات المستقبلية التي سيتم اتخاذها.

*في مجال تمكين الموظفين:أنظمة الرقابة تزود المدارء بالمعلومات والتغذيه العكسية عن اداء الموظفين.

*في مجال حماية مكان العمل:الرقابة تعزز الامن المادي وتساعد في تقليل الأضرار التي قد تحدث في مكان العمل.

عملية الرقابة

تتكون من ثلاث خطوات:-

الخطوة الأولى:- قياس الأداء الحقيقي "الفعلي".

الخطوة الثانية:- مقارنة الأداء الحقيقي مع معايير الأداء.

الخطوة الثالثة:- اتخاذ الاجراءات التصحيحية لمعالجة الانحرافات أو المعايير غير المناسبة.

أنواع الرقابة

الرقابة أنواع وذلك حسب المعيار المستخدم في تصنيفها

أولا ً:- الرقابة من حيث مجال تركيزها أو توقيت حدوثها

بموجب هذا المعيار تصنف الرقابة ضمن ثلاث أنواع هي

Preventive1- الرقابة الوقائية

ويطلق عليها الرقابة التنبؤيه التي تهدف وتسعى الى توقع الخطأ واكتشافه قبل حدوثه للعمل والاستعداد لموجهته مسبقا ً.

هذا الأمر يتطلب منه أن يشرف على العمل ويتابع تنفيذه بشكل مستمر/ من خلال الاستمراريه

يمكنه أن يتنبأ بالانحرافات المتوقع حدوثها ويستعد لها ويمنع هذا الحدوث.

Feed forward هذه الرقابة تنظر الى الامام.

Concurrent2- الرقابة المتزامنه

وهي التي تراقب سير العمل اولا ً بأول فتقيس الأداء الحالي وتقييميه بمقارنته مع المعايير

المحدده لاكتشاف الخطأ ساعة حدوثه ونوعه والعمل على تلافيه فورا ً لمنع استفحال أثره الضار.

Feedback 3- الرقابة اللاحقة

وتسمى الرقابة البعدية وتتم بعد الانتهاء من تنفيذ العمل ،حيث يقارن الانجاز الفعلي الكلي مع

المعايير المحدده لرصد الانحرافات والابلاغ عنها بعد فترة مع الحلول المقترحه لعلاجها وعدم الوقوع فيها ثانيه في المستقبل

ثانيا:- الرقابة من حيث شموليتها

Comprehensiveness1. الرقابة الشامله

تسعى هذه الرقابة الى تقييم الأداء الكلي للمنظمة ومعرفة مدى كفاءتها في تحقيق الأهداف العامة المطلوبة.

مثل نسبة الربحيه التي تم تحقيقها ، الحصة السوقية ،القدره التنافسية

Department 2- الرقابه على مستوى الوحده الاداريه

يسعى هذا النوع الى تقييم الأداء والانجاز الفعلي لادارة واحدة مثل ادارة الانتاج----- لمعرفة مدى كفاءتها في أداء مهامها وتحقيق الأهداف المطلوبه منها.

3- الرقابة على مستوى الفرد

تسعى الى تقييم أداء الفرد ومعرفة مستوى كفاءته في العمل وسلوكه كذلك.

ثالثا:- الرقابة من حيث المصدر:-

1- رقابة داخلية:تتم داخل المنظمة وتمارس من قبل كافة الرؤساء على اختلاف مستوياتهم الادارية وقد تمارس من قبل وحدة ادارية متخصصة بالعملية الرقابية.

2- رقابة خارجية :وهي التي تتم من قبل أجهزة رقابية متخصصة من خارج المنظمة وتكون تبعيتها في الغالب للدولة.

سلطة النقد على البنوك

رابعاً:- الرقابة من حيث نوعية الانحراف

" الوقائية"positive 1- رقابة ايجابية

تحدد الانحرافات الايجابية ذات النفع ، لمعرفة اسبابها والاستفادة منها بشكل أكثر مستقبلا ً.

" العلاجية" Negative 2- رقابة سلبية

تسعى الى تحديد الانحرافات السلبية ومعرفة الأسباب التي أدت اليها للعمل على علاجها وعدم الوقوع فيها ثانية.

خامساً: الرقابة من حيث تنظيمها

تصنف الرقابة حسب هذا المعيار الى

Unexpected 1- الرقابة المفاجئة

وهي التي تتم بشكل مفاجئ دون سابق انذار من أجل مراقبة العمل وضبطه دون تحضير مسبق مثل الكبسات.

Periodic 2- الرقابة الدورية

وهي التي تنفذ كل فترة زمنية / كل اسبوع / كل شهر مثلاً.

Continuous 3- الرقابة المستمرة

تتم عن طريق المتابعة المستمرة والتقييم المستمر لاداء العمل.

خصائص نظام الرقابة الجيد

1- الملائمة

2- توازن التكاليف مع المردود

تكلفة استخدام أنظمة الرقابة = الفوائد من هذه الانظمة

3- الوضوح/ واضحة ومفهومة لجميع العاملين.

4- المرونة/ أن تكون الوسائل الرقابية والمعايير المستخدمه قابله للتطوير والتعديل بما يتلائم وتغيرات الظروف.

5- الفعالية/ يجب ان يحقق نظام الرقابة الغايه المنشودة من استخدام أي كشف الاخطاء.

عناصر الرقابة

Target 1- الهدف

يكون الهدف من الرقابة هدف عام وهذا يعني خضوع كل شيء في المنشأة للرقابة.

على هذا الاساس تكون الرقابة تعبيرا ً شاملا ًعن الاشراف والمتابعة وقياس الاداء وتعيين المهام المحدده.

2- وجود معيار محدد وواضح

المعيار هو رقم أو مستوى جوده معين يستخدم مقياساً للحكم فيساعد هذا المعيار على:-

أ. تحديد مدى جودة الانجاز كماً ونوعاً.

ب. اكتشاف الانحراف كما هو متوقع أو مخطط له.

والمعيار الجيد له صفات ومقومات يجب ان تتوافر فيه

1- أن يكون محدد لا يقبل التأويل أو التفسير.

2- أن يكون واضحاً ومفهوما ً.

3- أن يكون بلوغه ميسوراً.

اساليب ومجالات استخدام الرقابة

1- الاساليب الوصفية ومنها

سجلات الدوام ، سجلات الزمن ، الرسوم البيانية ، خرائط غانت.

2- الاساليب الميدانية ومنها

الجولات التفتيشية

3- الاساليب الكمية ومنها

التحليلات المالية والنسب المالية ومعدلات الدوران والتدفقات النقدية الداخلة والخارجة.

4- الاساليب الشبكية ومنها

Pert اسلوب بيرت و المسار الحرج