يعد اجراء تقييمات الأداء أمراً صعباً للغاية، ونظراّ لأهمية الدور الذي تلعبه هذه التقييمات في تحديد الأهداف المستقبلية وتقييم أداء الموظفين، فقد أصبحت أمراً أساسياً لنجاح الشركات. سيساعدك اتباع نصائح الخبراء في اجراء تقييمات أداء متميزة في خلال وقت قصير فسر النجاح يكمن في التحضير المسبق واتباع الخطوات اللازمة لاجراء تقييمات أداء فعّالة. سنتناول في هذه المدونة كافة التفاصيل المتعلقة بكلا الجانبين:

التحضير لاجراء تقييمات الأداء
1. تحديد أهداف قابلة للقياس. ستواجه حتماً مشاكل عدة على المدى الطويل في حال لم تتحدث مع موظفيك وتحدّد أهداف قابلة للتنفيذ والقياس. فالهدف الأساسي من تقييمات الأداء هو مقارنة أداء الموظف الحالي مع السنة السابقة، فمن الضروري جداً تحديد مقاييس أو مؤشرات أداء رئيسية.
أفضل وسيلة لتحديد أهداف متميزة هي دفع موظفيك لتحديد أهدافهم الخاصة، يمكنك مساعدتهم على إعداد أهداف دقيقة، وواقعية، ومناسبة، وقابلة للقياس والتحقيق. فالسماح للموظفين بتحديد أهدافهم الخاصة سيعمل على تعزيز شعورهم بالمسؤولية والتزامهم تجاه تحقيقها.
2. متابعة التقدم المحرز طوال السنة. أشار استبيان بيت.كوم حول "[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]"، مارس 2014، الى أن 86% من المهنيين صرّحوا بأنهم يتلقون ملاحظات بشكل دائم من مديرهم حول أدائهم في العمل. لا يعد تقييم أداء الموظفين في نهاية السنة أمراً كافياً، اذ يتعين عليك اجراء تقييمات نصف سنوية للحد من مواجهة المشاكل في نهاية السنة. كما يمكنك أيضاً اجراء اجتماعات مرة أو مرتين أسبوعياً لمتابعة التقدم الذي احرزه الموظفين بشأن تحقيق أهدافهم الخاصة.
3. الاطلاع على تقييمات الموظفين والاستعداد للاجابة عن كافة الأسئلة. تلعب التقييمات الذاتية دوراً مهماً في عملية التقييم العام. لذا احرص على الاطلاع عليها وتسجيل ملاحظاتك ومناقشتها مع الموظفين عند اجراء تقييمات الأداء. وكن مستعداً للاجابة عن الأسئلة التي قد يطرحها الموظفين حول المكافآت أو الأمور الأخرى.
4. تحديد المكان والوقت المناسب لاجراء الاجتماع. أفضل وسيلة لاجراء تقييمات صادقة وصريحة هي تحديد مكان مناسب وتخصيص وقت كافٍ لاجراء الاجتماع. احرص على الاتفاق مع موظفيك حول المكان والوقت، وقم بالتحضير مسبقاً للاجتماع (كحجز قاعة الاجتماعات).
اتباع الخطوات اللازمة لاجراء تقييمات أداء فعّالة
1. استعراض القيم والأهداف. أفضل وسيلة لاستغلال اجتماعات تقييم الأداء بفعالية هي تحديد مدى التزام الموظفين بقيم الشركة وتحقيق أهدافها. احرص على السماح للموظفين بتقييم مدى التزامهم بقيم الشركة، فقد أشار استبيان بيت.كوم حول "[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]" الى أن 7 من أصل 10 مهنيين يشاركون آرائهم بسهولة مع مدرائهم، لذا احرص على أن يقدم موظفيك صورة جيدة عن عملهم. في الواقع، تكمن مهمتنا في بيت.كوم في تمكين الأشخاص كي يتمكنوا من عيش حياة أفضل. لذا غالباً ما نسأل موظفينا عن مدى التزامهم باحداث تغيير ايجابي في حياة الآخرين بما في ذلك زملائهم في العمل. كما يمكنك التحدث مع موظفيك حول مدى تمسكهم بتحقيق أهدافهم، والتعرّف على التحديات التي تواجههم لانجاز مهامهم. وفي النهاية، قدّم اليهم ملاحظات ونصائح متميزة.
2. عدم المبالغة في تقديم الملاحظات. تجنب تقديم ملاحظات ايجابية أو سلبية للغاية، واحرص على تقديم ملاحظات ايجابية الى جانب كل ملاحظة سلبية تقدمها. انتقد الموظفين بطريقة بنّاءة وتجنب انتقاد شخصيتهم. يمكنك القول مثلا: "لقد قدمت نتائج متميزة، الا أنه كان بامكانك مساعدة فريقك بشكل أفضل لو قمت باظهار المزيد من المبادرة." بدلاً من القول "أنت شخص كسول". سيساعدك ذلك على تجنب جرح مشاعر الآخرين.
3. التركيز على تحسين الجوانب السلبية. قم باعداد استراتيجية لمساعدة الموظفين بدلاً من التركيز على جوانبهم السلبية فحسب. احرص على تقديم دورات تدريبية لموظفيك وتزويدهم بفرص تعلّم متميزة. فقد أشارت [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]، مايو 2014، الى أن 50% من المهنيين في الشرق الأوسط يفضلون الحصول على دورات تدريبية مقابل اقتطاع جزء من رواتبهم.
4. تحديد أهداف مستقبلية. احرص في نهاية الاجتماع على تحديد أهداف مستقبلية والتوصل الى اتفاق مع موظفيك حول المكافآت، والترقيات والأهداف المحددة. ساعد موظفيك على اكتساب معرفة واضحة حول مسيرتهم المهنية وتحديد مستواهم المهني الحالي. وختاماً، احرص على التحضير جيداً لاجراء تقييمات أداء فعّالة، ولا تنسَ تقديم ملاحظات ايجابية للموظفين لتحفيزهم على العمل في المستقبل.