الموضوع: محتوى دورة فن ادارة الوقت

إدارة الوقت و الاتصال الفعال

يلعب الاتصال الفعّال دوراً أساسياً في نجاح العلاقات الإنسانية في مختلف مجالات الحياة. ولذلك فهو مهارة يتعين على الجميع اكتسابها وتطبيقها, ليتمكنوا من تحقيق مهامهم. ويتميز الاتصال الفعّال بالإدراك والوعي, وبالقدرة على توصيل الفكرة إلى الطرف المقابل, وبتحقيق الأهداف.

عندما نقوم بالاتصال, فإننا نتبادل المعلومات مع الآخرين. وكمتحدثين, فإننا نقصد توصيل مضمون رسالة معينة إلى مستمعينا. فعندما نتبادل المعلومات أو عندما نريد توصيل مضمون رسالة, فإننا نستخدم اللغة – أي الإشارات اللفظية والإشارات غير اللفظية, مثل تعابير الوجه, وأسلوب الحديث وطريقة الوقوف والحركة وإيماءات الجسم ... الخ على حد سواء. إن الإشارات غير اللفظية تكشف الكثير عن حالتنا الجسدية والعاطفية, وعن أسلوب تحديدنا وتقييمنا لعلاقاتنا بمستمعينا, إضافة للموضع الذي نتحدث عنه.

ويقتضي الاتصال الفعاّل, أن يفهم المستمع مضمون كلام المتحدث كما يقصده تماماً. ولتحقيق ذلك, فإنه من الضروري أن يستعمل كل منهما ذات قواعد التعبير (شيفرة) والفهم (التفسير) للرسالة. وإذا لم يكن هذا هو الحال عندها تكون النتيجة حدوث اضطراب في الاتصال. وذلك لأن الناس يختلفون في طريقة فهمم وتفسيرهم لما يسمعون أو يشاهدون, بناءً على تجارهم وتوقعاتهم. ولذلك يمكن القول إنه من الحيوي والمهم بالنسبة للاتصال الفعّال ضمن مجموعات العمل, أن يشتركوا في حوار مستمر, وأن يصغي كل فرد لوجهات نظر الآخرين, ويحاول فهم تجاربهم وتوقعاتهم.

إن الإصغاء بانتباه, والقدرة الصحيحة على إعطاء تغذية راجعة صحيحة لما سمعناه, يعدان من العوامل الأساسية للاتصال الفعّال, ويعني الإصغاء بانتباه, القدرة على التركيز الكامل على ما يقوله المتحدث, حتى نتمكن من فهم المضمون والمقصود من كلامه بالصورة الصحيحة. ولا يمكننا الخروج بحلول مفيدة تقوي علاقتنا واتصالاتنا, بعضنا ببعضنا الآخر, إلا حينما ندرك مضمون كلام المتحدث إلينا بالشكل الصحيح. كما أن فهمنا لما يقوله المتحدث, يفسح المجال أمامنا لصياغة كلامنا له بحيث يتمكن من فهمه وتفسيره على نحو ملائم. إضافة إلى أن قواعد التغذية الراجعة البناءة تزودنا بدلائل إضافية عن كيفية التعبير عن ذاتنا بوضوح, وتقلل من مخاطر حدوث سوء فهم.

و عندما تكون عملية الاتصال غير واضحة فإنها تؤدي إلي خلل في المعنى مما يترتب عليه عدم فهم كامل أو فهم مغلوط مما يؤدي إلي عدم معرفة ما يجب أن نقوم بعمله ، أو حتى في حال قيامك بالعمل مع عدم فهمك بشكل كامل فهذا يعني أنك لم تنجز المطلوب منك بدقة أو حتى يمكن أن تنجز ولكن هذا الإنجاز ليس له علاقة بتحقيق أهدافك وما تريده ، مما يؤدي بالإضافة إلي ضياع الوقت ضياع الموارد المختلفة ( التي قد تكون نادرة أو مكلفة) و ضياع مجهودك الذهني والبدني و أنت تظن نفسك أنك عملت بجد .....

لذا فإن التأكد من أن الطرف الآخر قد فهم ما تريده منه بالتحديد هو الأساس ( لا تتوقع أو تقترض بما أنك تفهم الفكرة أن الطرف المقابل وبكلمات بسيطة يمكن أن يفهم كل ما في ذهنك). و في حال أن تكون أنت الطرف الثاني يجب أن تسأل في لم تفهم شيء معين و لا تترك الأمر لاجتهادك وتفسيرك الشخصي.

إدارة الوقت والإجهاد

إن الإحساس الدائم بعدم القدرة على إنجاز المطلوب في وقت محدد أو عدم القدرة على التوفيق بين الاحتياجات المختلفة للفرد في حياته العملية والعائلية تولد عنده الإحساس بالضغط والحزن وغيرها من الأمور الأخرى ، فقد يكون أحدهم ناجح جداً في مجال عمله ولكن حياته الأسرية تعاني من الخلل أو حياته الدراسية أو........

والمشكلة تتفاقم عندما يؤدي هذا الإجهاد والضغط النفسي تأثيره على الحالة الصحية ، وهذا أمر خطير يجب أن لا يستهان به ،لأنه على المدى البعيد يؤدي إلى مشاكل صحية حقيقية أنت في غنى عنها .

و الضغوطات متفاوتة في أشكالها ودرجة تأثيرها وهي مرافقة لنا في عدة مواقف ؛ فمثلاً :
- هل تلاحظ على نفسك أنك تشعر بصداع مؤلم عندما تفكر في مشكلة ما ؟.
- هل تعاني من انقباض معدتك وآلامها وأنت تستعد لشيء ما أو تنظر نتيجة شئ قمت به؟.
- هل تعاني من الأرق وعدم القدرة على النوم بسبب خوفك من أنك لم تقم من العمل بالشكل المطلوب وقد لا يلاقي الاستحسان؟.
- هل تشعر أن المطلوب منك تحقيقه أكبر من قدرتك؟.
- هل تشعر بأن عليك إنجاز الكثير بوقت قليل؟
- هل تشعر بأن الوقت يدركك في كل شيء و انه عدو يجب أن تهزمه و تتغلب عليه\\ظ
- هل مرت عليك لحظات وأنت تصرخ في كل من حولك وحتى بدون سبب لأنك متوتر بسبب عدم إنجازك المهمة أيا كان نوعها في النوعية والوقت المطلوب؟.
- أو ربما تكون من الذين يكبتون ويكتمون في داخلهم قلقهم وضيقهم مما قد يؤدي إلى نتائج أسؤ من كل ما ذكر ، فقد تأتي لحظة تفجر كل ما بداخلك !!!!!!!!

هناك عدة اقتراحات لتجاوز هذه الأزمات الحالية والمستقبلية و لتدرك نفسك ، والحقيقة أن كل هذه الاقتراحات مندرجة تحت موضوع إدارة الوقت بدءً من تحديد الأهداف والتخطيط الجيد ،،، وكل ما تم تناوله من طرق ونماذج مساعدة لك في تحديد ما تريد وكيف تتوصل إليه؟
وهل أنت واقعي في ما تريده بالاعتبار إلى ما تملكه من موارد ومصادر مادية وفنية.
إدارة الوقت هو التخطيط لحياة افضل وأسهل ولحياة متوازنة .

و الآن هل تريد أن تبقى مجهدا وفي دوامة لا تنتهي ؟!!!! أم أنك ستعيد حساباتك من جديد لتنعم بحياة أفضل؟!!!!


إدارة الوقت و التكنولوجيا الحديثة :

إن التطورات الهائلة والسريعة في كل مناحي الحياة جعلت لدينا الإحساس بالعجلة وعدم القدرة على المواكبة ، وأننا بعيدون عن ما يجرى....
لذا يجب الاستفادة من التقنيات الحديثة في زيادة اهتمامنا بالوقت وحسن استخدامه للاستفادة الأفضل منه وليس الإحساس بالعجز بعدم القدرة على اللحاق بالركب.
إن التقنيات الحالية متعددة وكل منها يلائم غرضاً معيناً ، فوسائل الاتصال مثلا (الهاتف ، الفاكس، الإنترنت .....) لم تجعل شيئا بعيدا واصبح متعارفاً على مصطلح أن العالم كقرية صغيرة وهو بالفعل كذلك.

إن هذه التقنيات والوسائل عامل هام ومساعد جداً في إدارة وترشيد واختزال الوقت ، إذا احسن استغلالها فهي كأي شيء يمكن أن تكون سلاح ذو حدين. فهي يمكن أن تكون عاملا يساعدنا على إنجاز أعمالنا بسرعة كالتلفون مثلا، وبنفس الوقت يمكن أن تكون مضيعاً كبيرا للوقت.

ويمكن استخدام هذه الوسائل على المستوى الشخصي والمؤسسي ، ومن الأمثلة على ذلك الكمبيوتر الذي هو عنصر أساسي في حياة أي شخص وأي مؤسسة مهما كان نشاطها، ويقوم الكمبيوتر بإنجاز أعمال كانت في الماضي تستغرق منا جهداً ووقتاً كبيراً...

وفوائد الكمبيوتر كثيرة منها أنها تساعد في الشرح والقدرة على توصيل الفكرة ، فمثلا إذا أراد المدير شرح فكرة معينة لمدير أو موظفين أو مجتمع محلي أو أي طرف آخر قد لا يكون لديه العلم الكافي بما تحتويه المعلومات والأرقام ، يمكن بكل بساطة إدخال هذه المعلومات في الكمبيوتر وبخطوات بسيطة يتم تحويل الأرقام إلى أشكال ورسومات بيانية توضح الفكرة (كثيرون يفضلون الرسومات لأنها ابسط في نقل المعنى خاصة لمن لا يشتركون في الفهم الدقيق لموضوع ما).

وتوجد الآن برامج كمبيوتر مساعدة في إدارة الوقت، وأصبح الآن بما يعرف بالمفكرة الاليكترونية (فكرتها ببساطة أنك تضع البرنامج المكتوب الذي تعده على نظام خاص /ملف ثم كما تبرمجه يقوم الكمبيوتر بتذكيرك باستخدام الصوت الناطق وظهور رسائل معين على شاشة الكمبيوتر. وغيرها من التقنيات).

و لكن هذا لا يعني أن إدارة الوقت لا تتم إلا بالتكنولوجيا المتقدمة ، فهي كما أوضحنا نمط سلوكي أو لا وأخيرا، ويمكن لأي شخص مهما كان أن ينظم وقته ، ويكفي أن يمسك بالورقة و القلم لتدوين ما يريد عمله و يضعه في جدول منظم.
إدارة الوقت تعني مكاسب مادية

اصبح العالم بأسره اليوم يؤمن بالعبارة التالية "Time is Money " ، الوقت هو المال.
وهذا صحيح و لا يمكن لأحد أن ينكر هذا المبدأ ، فإذا كنت تعمل في أي مجال فإنك تتقاضى مبلغ من المال مقابل ما تقوم به ,و إذا عملت أكثر تأخذ أكثر ، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة الآن فهذا المبدأ يمكن أن ينطبق على الخدمات الصناعية و الحرفية ، و لكن حتى هذه الصناعات حالياً أضحت تركز على الجودة والنوعية في الإنتاج أهم من الكمية فقط وأصبح المبدأ السائد هو إنتاج ذو جودة عالية بأقل التكاليف بما فيها تكلفة الوقت .

تكمن أهمية الوقت أنه عند توفيره يمكن استخدامه في أمور أخرى ، فمثلاً عندما تعمل الشركة على تحديد أهدافها جيداً و لديها خطط جيدة فهذا سيكون توفيرا للوقت لإنتاج كميات أكبر وأكبر .

وكذلك على المستوى الفردي فأنت عندما تقوم بعملك بإتقان وبالشكل الصحيح فهذا سيوفر عليك الوقت وسيكون مصدر إضافي لك ، فمثلا إذا كان عندك عمل تقوم به يستغرق ثلاث ساعات و أمضيت عليه خمس ساعات أو أكثر فبتالي تكون قد خسرت ساعتين أو أكثر كان يمكن الاستفادة منهم في عمل آخر تكسب منه دخل إضافي أو حتى إذا لم تكن تريد القيام بعمل معين يمكنك توفير هاتين الساعتين لعائلتك و لأمورك الحياتية الأخرى.

- كل منا حريصون على إنفاق المال بالشكل الأمثل وعدم ضياعه لذا لا بد من معاملة الوقت كالمال بأنه مصدر مهم ، فإذا نظرنا إلى الوقت بهذه الصورة فإنه سيكون استخدامه بشكل فعال جدا.
- أصحاب الأعمال وحتى الأشخاص العاديين يحرصون على ممتلكاتهم (المال) وعلى تطوير استراتيجيات ملائمة لحسن استخدام المال ، فإذا اعتبرنا الوقت من الممتلكات الهامة فإن الاهتمام به سيكون كالممتلكات.
- الأفراد و أصحاب الأعمال الحريصون على أموالهم ينفقونها على أساس الميزانية فلماذا لا يكون لدينا ميزانية للوقت.