***في التنظيم ،ارشادات
عند تصنيف مختلف البنود الموجودة في مكتبك ، تزداد فرص نجاحك في التخلص من المواد غير الضرورية ، لتصبح مهمة التعاطي مع ما تبقى أكثر سهولة.
اذا كنت تتشبث بشىء يفيد شخصاً آخر ، من الأسهل عليك التخلي له عنه.
تعجز أحياناً عن انجاز مهمة بسبب اعتماد بعض الخطوات على الأخرى . أنجز قدر ما تستطيع ، ثم استشر الآخرين . واثناء الفترة الفاصلة ،ابدأ في المشروع التالي.
**في التنظيم ، تحذيرات
مثلما تتحول الفجوة الصغيرة غير المعالجة الى قناة في جذر السن ، يمكن أن تصبح الفوضى البسيطة مشكلة كبيرة اذا تجاهلتها.
تشير الاوراق المتراكمه بطبيعتها الى سوء التنظيم.
فوضى:
تراكم غير منظم لأشياء ، تكون قيمته الجماعية موضع شك.
*** عوامل أخرى تساهم في هدر الوقت؟
مقاطعات – الهاتف
مقاطعات – زيارات شخصية أو غير مبرمجة
مهام كان من المفترض تفويضها للغير
انعدام التخطيط
أهداف وأولويات غير واضحة
ادارة الأزمات ( اطفاء الحريق)
ادارة طاولة المكتب / قلة تنظيم شخصية
الضغط النفسي والتعب
التعامل مع اعضاء الفريق
الاجتماعات
المماطلة وعدم القدرة على أخذ القرار
العمل في غياب بعض المعلومات
معلومات تقنية غير كافية
ضعف في التواصل
عدم القدرة على الرفض

***كيف يمكن التعامل مع هذه العوامل؟
أخذ الوقت الهادىء - فترة لاتتعرض فيها للضجيج - على محمل الجد ،القضاء على الضجيج والالتزام بالمهمة التي في متناول يدك
ابتكار نظام ووقت محدد لاستلام المخابرات الهاتفية غير الملحة
تمكين الموظفين لمواجهة مهامهم دون الحاجة الى الاستشارة
تحديد وقت معين خلال النهارللاجابة على الأسئلة

**** كيف يمكن التعامل مع هذه العوامل؟

تدريب النفس على رفض المهام غير الملحة بلباقة ولطافة
أخذ الحذر من السعي الى الكمالية ، تقييم الفائدة من الجهد الزائد
ترويض الغضب
تحليل النفس وتحديد الأوقات التي تكون فيها الانتاجية عالية

*ريتشارد لازاروس : الاجهاد هو حالة شعور يختبرها المرء عندما يرى أن ” الطلب يفوق الامكانيات الشخصية والاجتماعية الممكن استنفارها“.
*** مؤشرات الاجهاد
فقدان التركيز
اعياء متكرر
أرق
تعب دائم
قضم الأظافر
التوق الى الحلويات
الميل الى التفاصيل
تباطؤ
الولع بالقتال
اكتئاب غير مبرر
قهقهة عصبية
الرغبة في الاختفاء
عدم الثقة بالآخرين
الشعور وكأن لا معنى للحياة
تزايد القلق
نقر القدمين على الأرض
****مصادر الاجهاد المحتملة
الرتابة
الضجة
المواعيد النهائية
الأشخاص
الشعور بالاهمال
تفويت فرصة
غموض في الدور
طلبات متناقضة
العمل المفرط
التوقعات غير الواقعية
الشك
فقدان السيطرة
الطوارىء والأزمات
الشعور بقلة التقدير
الافتقاد الى الأمان في العمل
بيئة العمل غير المرنة
****اعتماد تقنيات جديدة لمعالجة الاجهاد
التصور : الاسترخاء ومحاولة تصور حالات ومواقع مريحة وايجابية.
التحدث الى الذات : يساعد على ادراك ما تقوله لنفسك . ركز على قول عبارات ايجابية.
العلاج العطري : تساعد بعض المواد في الطبيعة على الشعور بالهدوء والسكون.
الفيتامينات : B & C يساعدان على تغذية الغدد الكظرية التي تطلق هرمونات الاجهاد فيما يستعد جسمك للقتال...
التنفس العميق
التأمل : تركيز العقل فيما هو في حال من الادراك المسترخي