الموضوع: محتوى دورة فن ادارة الوقت

مهارات إدارة جيدة للوقت :

- نوعية العمل الذي تقوم به
هناك نوعين من المهام التي نقوم بها عادة :
مهام طبيعتها أو هدفها الإدامة و المحافظة على الوضع الحالي ، وهي المهام التي أنجزتها وتعمل على المحافظة عليها ، مثل عملك الحالي وتوفير مصدر دخل معين لإعالتك.
ومهام طبيعتها التقدم والتطور وهذه التي تؤدي إلى تقدمك وتطورك بشكل افضل من الوضع الراهن الذي أنت فيه .
المهم أن تسأل نفسك ما هي المهام التي تقضي فيها وقتك الآن ؟، من الطبيعي أننا نحتاج إلى المهام التي من طبيعتها الإدامة والمحافظة على الوضع الحالي ولكن ماذا عن المهام التي تؤدي إلى التقدم والتطور ؟، ما هو الوقت الذي تنفقه على كل منها ؟ ، وهل هذا الوضع ملائم بالنسبة لك وضمن أولوياتك التي تسعى إليها ؟!

- اعمل/أنجز المهام والنشاطات بشكل صحيح
ليس المهم تنفيذ المطلوب فقط في الوقت المحدد ، المهم عمله بشكل صحيح لأنه إذا لم يتم بشكل صحيح فهذا يترتب عليه عدد من النتائج منها : أنك لم تحقق الهدف المطلوب بشكل كامل ، وأنك ستضطر إلى العودة إلى تعديله أو القيام به من جديد مما يحتاج إلى وقت وجهد مرة أخرى ، وأيضا التكلفة المادية و المعنوية التي تؤدي إلى الهدر وإضاعة الموارد.

- حاول الاستفادة من أوقات الانتظار
(مثلاً عند الطبيب أو عند مراجعة الدوائر الرسمية أو غيرها من المعاملات الخاصة بك) ويمكنك الاستفادة من وقت الانتظار بحمل كتيب في جيبك أو أوراقك .

- تدرج في تعلم سلوك ومهارة إدارة الوقت
فلا يمكنك الانتقال من وضعك الحالي إلى حالة التنظيم العالية فجأة وبسرعة ، لأن ما يأتي سريعا يذهب سريعاً ، تعلم السلوك الترشيدي للوقت وطبقه على مختلف مناحي حياتك واجعل منه جزءً من عاداتك وثقافتك التي تحرص عليها.

- تنظيم بيئة و محيط العمل :
ليس مهماً أن يكون مكان عملك كبيرا ومتسعاً المهم أن يكون منظماً ، لأنه حتى لو كان كبيراً وبدون تنظيم فلا فائدة ، والتنظيم يساعدك في سرعة الوصول إلى الأدوات والمعدات التي تحتاجها سواء كنت في العمل أو في المنزل ، فالترتيب يساعد في اختصار الوقت المبذول على البحث عن ما تريده وتوفيره لإنجاز أمور أخرى.
إذا كنت في أي مكان حاول الترتيب على أساس النوع ، الصنف ، الحجم ، ...... أو أي ترتيب معين تضعه أنت ويكون مريحاً بالنسبة لك ، المهم أن يكون الترتيب على أساس تصنيف معين يسهّل عملية وصولك لما تريده.
عندما تريد القيام بشيء معين استعمل الأدوات اللازمة فقط ولا تجعل المكان ممتلئ بكل شيء حتى لا يكون عائقاً لك.

- حاول تخطيط برنامجك على أساس أوقات نشاطك البيولوجي (الجسماني)
ما هي الفترة التي تكون فيها في قمة عطاءك؟ ما هو الوقت المحبب لك للعمل؟.
الناس مختلفون في الأوقات التي يحبون العمل فيها طبقاً لاختلاف طبيعتهم ، فبعضهم يحب العمل باكراً و آخرين يحبون العمل في وقت متأخر من الليل.....، لذا خطط لتنفيذ الأعمال التي تحتاج منك إلى صفاء ذهني وتركيز في الوقت الذي تكون فيه أفضل ما تكون.. للحصول على أفضل النتائج.

- تعلم التفريق بين المهام والنشاطات العاجلة وبين النشاطات المهمة
هناك نشاطات تبدو أنها عاجلة ولكن ليس بالضرورة أن تكون ذات أهمية ، الأمور العاجلة إذا لم تكن مؤثرة على المدى الطويل وغير مرتبطة بأهدافك وأولوياتك فإنها تعتبر هدراً. وعادة القرارات إما أن تكون:
- عاجلة وهامة.
هذا الوضع هو الذي يلزم منك العمل بشكل فوري لأنه له تأثير مباشر وأساسي عليك.
- هامة ولكن ليست عاجلة.
أمور هامة ولكن يمكن أخذ الوقت الكافي والمناسب لها وبتأني ، كالتخطيط مثلاً.
- عاجلة ولكن ليست هامة.
هي أمور لا تؤثر عليك بشكل مباشر أو لها علاقة بخططك ومشاريعك المستقبلية .
- ليست عاجلة ولا هامة.
عندما تكون قادرا على التمييز بين هذه التصنيفات فإنك ستكون رشيداً في اتخاذ قراراتك، وترتيب أولوياتك.


- تعلم قول لا.
هي كلمة صغيرة ولكن قولها صعب على كثير من الناس وذلك لاعتبارات اجتماعية وثقافية ، فمعروف عنا نحن العرب أننا نجامل وكريمين جداً في كل شيء حتى في وقتنا الشخصي و الذي قد يكون على حساب أمور عديدة تؤدي إلى خسارتنا ، و كثيرون يدركون ما قد ينتج عن عدم قدرتهم قول "لا" أو الاعتذار بطريقة لطيفة للآخرين ولكن لخجلهم وعدم قدرتهم على المواجهة فإن ذلك ينعكس سلباً عليهم...
من المهم أن يكون لدينا إحساس بالآخرين ولكن يجب أن لا يكون ذلك على حساب الأولويات ، ومن خلال تخطيطك الجيد يمكنك إيجاد وقت لكل شيء لكيلا لا تتعرض للإحراج . كما يمكنك أن تُعلم من حولك بما عليك من مهام و واجبات تقوم بها حتى يدرك الآخرين ما تقوم به ويجب أن لا تفترض أن الآخرين يعلمون بما تمر به دون أن تخبرهم أنت بذلك.
ليس المقصود أن تكون فظاً وجافاً مع الآخرين ولكن أنت لديك عمل وأولويات يجب أن تحرص عليها ، فهناك أناس بقصد يتعمدون إشعالك عما تريد القيام به يجب أن تواجههم وتتعلم كيف تتغلب على تطفلهم وعلى استيلائهم على وقتك ، و هناك أناس بغير قصد يتعاملون معك بأشياء قد تؤدي إلى إضاعة وقتك يجب أن تعتذر لهم بلباقة وتتعامل معهم بالطريقة المناسبة.

يمكنك استخدام العبارات اللبقة مثل :
- كنت أود أن أقوم ب ـــ كذا من أجلك ولكن لدي ــــ مهم يجب القيام به و لا يمكن تأخيره لأي عذر.
- من المهم أن تعلم أن الموضوع ليس متعلق بك شخصياً ، فأنا أعتذر لأي شخص مهما كان عن ــــــ بسبب انشغالي.
- في الوقت الحاضر لدي ما أقوم به إذا توفر لدي وقت سأقوم بما تريده مني.
- أخشى عند القيام بما تطلبه مني من أجلك فإن ذلك سيؤدي إلى خسارة وقتي والتأثير على عملي و ـــــــ.
- إذا كان ما تطلبه مني يستغرق أقل من 10 دقائق فقط يمكنني القيام به ، إذا أكثر من ذلك يمكن أن نلتقي في ــــــ في الساعة ــــ .



- يجب أن تنجز المهمة بالقدر الكافي من الدقة والكمال الذي يحتاجه دون المبالغة فيه
فمثلا إذا كان عمل لا يتطلب منك الدقة المتناهية فإن إنجازه بوقت معقول وجهد معقول يكون مناسباً وما زاد عن ذلك يعتبر إضاعة للوقت لأنك حصلت على النتيجة التي تريدها عند حد معين وتجاوزه زيادة غير مرغوبة لأنها تستهلك الكثير من الوقت و الجهد الغير مبرر.

- تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد
وهذا يعني استخدام الوقت بفعالية ، وتوفير وقت لكل نشاطاتك ابتداءً من الأهم إلى الأقل أهمية .... وهناك طرق عديدة لزيادة فعالية عملك منها :
- الإنتاجية : حدد أهم وقت ونشاط تريد القيام به.
- تغلب على المشاكل : احرص على توفير بدائل
- اعمل على حماية وقتك : تعلم أن تقول لا.
- تجنب المماطلة في العمل : ابدأ بالأعمال الصعبة أولا
- بسط العمل قدر الإمكان: حاول إيجاد طرق لعمل الأمور بشكل اسهل وأسرع.
- خصص وقت ل : نفسك ، عائلتك، والأمور الأخرى.

- كافئ نفسك.
يجب أن يكون لديك دافع وحافز للعمل و إذا لم تجد من يدفعك لذلك ، اجعل من نفسك دافعا وحافزاً واعمل على مكافئة نفسك عن كل عمل تنجزه بإتقان ، و عاهد نفسك على أن تنجز أعمالك بدقة أفضل في كل مرة



اقتراحات لإدارة جيدة للوقت :
1. استيقظ باكراً..... على فرض أنك تنام 8 ساعات يومياً إذا عودت نفسك على الاكتفاء ب 7 ساعات فبذلك تكون قد وفرت 7 ساعات أسبوعياً و 28 شهرياً و....
2. يجب أن يكون معك دائما دفتر صغير لتسجيل ما يحصل معك أو ما تريده تدوينه حتى لا تنسى.
3. ابدأ بالأشياء المهمة و الصعبة أولا.
4. أنجز في الوقت الواحد مهمة واحدة وركز عليها ثم انتقل إلى الذي يليها .
5. راجع دائما أهدافك العامة والأساسية وهل ما تقوم به من نشاطات الآن يساعد في إنجاز أهدافك، ويكون ضمن أولوياتك.
6. يجب أن تكون لديك القدرة على التوقف عن الأعمال الغير مجدية حتى لو كنت في مرحلة متقدمة من إنجازها.
7. يجب أن تكون نظرتك إيجابية ولكن بصورة معقولة
8. لا تخجل من طلب المساعدة .
9. حاول تجزئة المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة لسهولة إنجازها.
10. حاول إيجاد نوع من المتعة بكل عمل تقوم به.
11. لا تتوقف طويلا عند أخطائك المهم أن تراجعها وتعلم السبب لمحاولة تجنبه في المرات القادمة.
12. دع الآخرين يعلمون بأهدافك ليكونوا عوناً لك وخاصة المقربين جداً.
13. يجب أن يكون لديك إدراك بالنتائج السلبية التي تنجم عن عدم قيامك بتحقيق الأهداف في الوقت المحدد ، مثل الشعور بالذنب ، القلق ، الضغط النفسي .
14. لا تبنى توقعات وآمال مبالغ فيها سواء ما تريد القيام به أو ما تتوقعه من الآخرين.
15. إذا كنت تريد القيام بشيء ما ولديك كتيب أو دليل إرشادات عنه ، اقرأه أولا ثم حاول وليس العكس عندما تستهلك وقتك بالتجربة دون نتيجة وبالتالي تضطر إلى قراءة الدليل ....وفر الوقت,

مثال عن إدارة الوقت
لتدرك أهمية الوقت بالإضافة إلى كل ما سبق ، سنذكر المثال التالي وهو من الولايات المتحدة (حاول الانتباه جيداً إلى الأرقام ولاحظ أن مع كل التطور فإن مشكلة إدارة الوقت موجودة لأنها ليست عملية تقنيات ووسائل فقط بل هي في الأساس سلوك حياة)
- 95% من الكتب يتم شراؤها من قبل 5% من السكان.
- 95% من كتب التطوير الذاتي والسلوكي والأشرطة و ال سي دي المشتراة لا يتم استخدامها .
- 20 % من الوقت يصرف على أعمال مهمة و 80% يصرف على أمور أقل أهمية أو غير ذات أهمية.
- الشخص الذي يعمل في بيئة غير منظمة يقضي يومياً ½ 1 يبحث عن أوراقه أو معداته أو ما يحتاجه لأي شئ ، أو على الأقل ½ 7 أسبوعيا
- 8 من كل 10 ينامون أو لا ينتبهون في الاجتماعات.
- الأشخاص العصبيون معرضون لأمراض القلب وغيرها أكثر بمرات من الشخص القادر على التحكم بسلوكه وتصرفاته و أموره.
- معظم الضغوطات النفسية تحصل في بداية الأسبوع.
- 95% من الأمور التي نخشى حدوثها لا تحصل.
- عندما يطلب منك اجتماعا ما (غير مبرمج أو متفق عليه) فإن 80% من هذه اللقاءات يمكن عقدها في وقت آخر مناسب.
- كمية المعلومات التي يستقبلها الإنسان اليوم أكثر بكثير مما كانت عليه في العشر سنوات السابقة.
- إذا وضعت هدف واحد لتحقيقه سيستهلك وقت اليوم كله ، إذا وضعت هدفين ستنجز الهدفين ،... إذا وضعت 10 أهداف ربما لا تحققها كلها ولكن على الأقل 7 من 10.
- يمكنك التهام الفيل ولكن عندما تجزئه.
- الشخص الذي يحسن إدارة وقته لا يمنحه لمن يطلبه بل لمن يستحقه.




تذكر:

- " إن الشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته لا يستطيع إدارة أي شئ آخر ".
- " تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد كبير ".
- " تعلم إدارة نفسك قبل إدارة وقتك".
- " فكر قبل أن تنفذ ".
- الوقت هو الحياة ، وإضاعة الوقت هي إضاعة الحياة.
- الشخص الذي يحسن إدارة وقته لا يمنحه لمن يطلبه بل لمن يستحقه.
- إذا كنت اليوم هنا ولم تعمل شيء لتقدمك غداً فإنك فعلياً ما زلت في الأمس.
- كلنا نملك نفس الوقت ولكننا مختلفون في كيفية إضاعته.
- إدارة الوقت أحد أسرار النجاح التي يجب إحسان استغلالها.
- اهتم بنوعية العمل وليس الكمية.
- الوقت لا يتغير ولكن يمكن تغيير سلوكك و تعديل و إغناء مهاراتك بما يجعلك تستفيد بالشكل الأمثل من الوقت.
- تقنيات إدارة الوقت ليست أداة سحرية بمجرد اتباع تقنياتها فإنك ستجد المزيد من الوقت،لأن الأهم من إدارة الوقت هو إدارة الذات وتعديل عاداتك السلوكية الشخصية لتنعكس بالتالي على حسن استخدامك للوقت.
- لا تبحث عن الوقت لأن الوقت دائما موجود وهو نفسه للجميع ، ولكن ابحث عن ما تقوم به ويؤدي إلى ضياع الوقت منك.
- لا أحد يسيطر عليك إلا إذا كانت لديك رغبة في ذلك. لأن إدارة الوقت تعني إدارة الذات.
- الوقت ليس عدو يجب محاربته بل اعتبره فرصة يجب اقتناصها.













الوقت في ديننا و حضارتنا العربية
قد يستغرب البعض أن موضوع إدارة الوقت له أصول وأدلة في الإسلام من آيات كريمة وأحاديث شريفة و مقولات للسلف الصالح ، ولكننا للأسف لا نستطيع أن نستشف المبادئ الحياتية العملية التطبيقية منها ، إلا إذا أتت من الغرب أو بأشكال أخرى .
وفيما يلي بعض ما قيل عن الوقت في حضارتنا الإسلامية.
أولاً: في القرآن الكريم :
قال تعالى : "إن يوم الفصل ميقاتهم أجمعين " (الدخان : 40).
قال تعالى: "فجمع السحرة لميقيات يوم معلوم " (الشعراء : 38).
قال تعالى: "والعصر، إن الإنسان لفي خسر" (العصر: 1،2).
قال تعالى:" والليل إذا يغشى ، والنهار إذا تجلى" (الليل: 1،2).
قال تعالى :"والليل إذا عسعس، والصبح إذا تنفس" (التكوير: 17،18).
قال تعالى : "والفجر ، وليال عشر " (الفجر: 1،2).
قال تعالى : "والضحى ، والليل إذا سجى " (الضحى : 1،2).


ويذكر الله سبحانه وتعالى في القرآن الكريم موقفين للإنسان يندم فيهما أشد الندم على ضياع الوقت حيث لا ينفع الندم
الموقف الأول : ساعة الاحتضار وفيه يقول الكافر كما أخبر القرآن الكريم
]حَتَّى إِذَا جَـاءَ أَحَدَهُمْ الْمَوْتُ قَالَ رَبِّ أرجعوني(99) لَعَلِّي أَعْمَلُ صَالِحًا فِيمَا تَرَكْتُ كلا إِنَّهَا كَلِمَةٌ هُوَ قَائِلُهَا وَمِنْ وَرَائِهِمْ بَرْزَخٌ إِلَى يَوْمِ يُبْعَثُونَ [ المؤمنون 99-100 ،

والموقف الثاني : في الآخرة ، يقول تعالى:
] وَيَوْمَ يَحْشُرُهُمْ كَأَنْ لَمْ يَلْبَثُوا إِلا سَاعَةً مِنْ النَّهَارِ يَتَعَارَفُونَ بَيْنَهُمْ [ يونس: 45 ،
] كَأَنَّهُمْ يَوْمَ يَرَوْنَهَا لَمْ يَلْبَثُوا إِلا عَشِيَّةً أَوْ ضُحَاهَا [ النازعات : 64 ،
] قَالَ كَمْ لَبِثْتُمْ فِي الْأَرْضِ عَدَدَ سِنِينَ(112)قَالُوا لَبِثْنَا يَوْمًا أَوْ بَعْضَ يَوْمٍ فَاسْأَلْ الْعَادِّينَ(113)قَالَ إِنْ لَبِثْتُمْ إِلَّا قَلِيلًا لَوْ أَنَّكُمْ كُنتُمْ تَعْلَمُونَ [
المؤمنون 112– 114 .

ثانياً: في السنة النبوية الشريفة :

قال رسول الله صلى الله عليه وسلم :"اغتنم خمساً قبل خمس، شبابك قبل هرمك، وصحتك قبل سقمـك وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك، وحياتك قبل موتك".
قال رسول الله صلى الله عليه وسلم : "لا تزول قدمـا عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع ، أولها عن عمره فيما أفناه، وعن علمه فيما فعل وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه ؟ وعن جسمه فيما أبلاه".

ثالثا: في الحضارة العربية الإسلامية:
- الوقت هو الحياة فما حياة ُ الإنسان إلا الوقت الذي يقضيه من ساعة الميلاد إلي ساعة الوفاة.
- ساعة واحدة حافلة بالإنجاز تساوي عصراً عاطلاً عن الإنجاز.
- من علامة المقت، إضاعة الوقت
- التأجيل لص الزمان.

السلف الصالح:

- قال أبو بكر الصديق: "اعلم أن لله عملاً بالنهار لا يقبله بالليل، وعملاً بالليل لا يقبله بالنهار".
- يقول عمر بن عبد العزيز :"إن الليل والنهار يعملان فيك فاعمل فيهما ".
- يقول الحسن البصري: "يا ابن آدم إنما أنت أيام مجموعة كلما ذهب يومٌ ذهب بعضك".
- فقد روي عن ابن مسعود رضي الله عنه أنه قال : ( ما ندمت على شيء ندمي على يوم غربت شمسه ، نقص فيه أجلي ولم يزدد عملي )
- وروي عن الحسن البصري رحمه الله قوله : ( ما من يوم ينشق فجره إلا نادى مناد من قبل الحق : يا أبن آدم ، أنا خلق جديد وعلى عملك شهيد ، فتزود مني بعمل صالح فإني لا أعود إلى يوم القيامة ) ،
- ويقول الإمام أبن القيم الجوزية رحمه الله في كتابه ( الجواب الكافي ) : " فالعارف لزم وقته ، فإن أضاعه ضاعت عليه مصالحه كلها ، فجميع المصالح إنما تنشأ من الوقت ، وان ضيعه لم يستدركه أبدا .. فوقت الإنسان عمره في الحقيقة ، وهو مادة حياته الأبدية في النعيم المقيم ، ومادة معيشته الضنك في العذاب الأليم ، وهو يمر أسرع من مر السحاب . فما كان من وقته لله وبالله فهو حياته وعمره ، وغير ذلك ليس محسوبا من حياته ، وان عاش فيه عاش عيش البهائم . فإذا قطع وقته في الغفلة والسهو والأماني الباطلة ، وكان خير ما قطعه به النوم والبطالة ، فموت هذا خير له من حياته " ص 157 .
- يذكر الأمام الغزالي رحمه الله أن الوقت ثلاث ساعات : ماضية ذهبت بخيرها وشرها ولا يمكن إرجاعها ، ومستقبلة لا ندري ما الله فاعل فيها ولكنها تحتاج إلى تخطيط ، وحاضرة هي رأس المال ، ولذا يجب على الإنسان المسلم أن يراجع أهدافه وخططه وأولوياته ، لأنه بدون أهداف واضحة وخطط سليمة وأولويات مرتبة لا يمكن أن يستطيع أن ينظم وقته ؟ ويديره وإدارة جيدة .




مع خالص تحياتى
عبدالحليم الحنفى