الموضوع: محتوى دورة فن ادارة الوقت

1- الوقت : مفهومه وأهميته وأهداف إدارة الوقت
2- الإدارة الناجحة للوقت
3- مضيعات الوقت والتغلب عليها
4- إدارة الوقت وعلاقتها بطبيعة وسلوك الفرد
5- أنواع الوقت وطرق تنظيمها
6- الخطوات اللازمة لتطوير إدارتك الذاتية للوقت
7- اتخاذ القرارات الحاسمة وأثرها في إدارة الوقت
8- استراتيجيات إدارة الوقت
9- إدارة الوقت على مستوى المؤسسة
10- الوقت في ديننا وحضارتنا العربية كيف تتحكم في وقتك وتتغلب على محاولات إهداره

أهمية إدارة الوقت
الوقت مورد نادر لا يمكن إحلاله ، وغير قابل للتجديد والاختزان والتجميع والاستخراج والاستبدال ، لذلك لا بد من التعرف على الطريقة الأفضل لإدارته لتحقيق الاستفادة القصوى منه.

والوقت من موارد الإدارة المهمة وتكمن أهميته في أنه يؤثر على الطريقة التي تستخدم فيها الموارد الأخرى ، وهو رأس المال الحقيقي للإنسان وهو مقياس نجاح المنظمة، فالنجاح لا يقاس بتحقيق الأهداف وحسب ، بل متى تم تحقيقها؟ وما هي درجة الكفاءة والفاعلية التي أنجزتها؟

لذلك فإن دراسة الوقت لا تأتي من منطلق تغييره أو تعديله أو تطويره، بل من منطلق كيفية استغلاله بشكل فعال وتقليل الوقت الضائع هدراً دون أي فائدة أو إنتاج.

مفهوم إدارة الوقت وإدارة الذات
في الحقيقة مفهوم إدارة الوقت ليس دقيقا جداً لان الوقت لا يمكن تغييره وتعديله وإنما الذي يحصل أننا نحاول أن نغير ونعدل من سلوكياتنا لنحقق الاستخدام الأمثل للوقت؛ ومن هنا جاءت الفكرة الأساسية " إدارة الوقت هي إدارة الذات ". والدليل على ذلك أن المهارات اللازمة لإدارة الآخرين هي نفسها المهارات اللازمة لإدارة الذات :التخطيط ، التفويض،التنظيم،التوجيه، والقيادة ، إن مفهوم إدارة الوقت يفترض أن لدى الشخص فكرة واضحة عما يريد أن ينجزه في حياته العملية و الشخصية

خطوات تطوير الإرادة الذاتية

1. قيّم كيفية استخدامك للوقت

1- يوجد عدة اختبارات لمعرفة استخدامك للوقت، كان أحدها وأشملها الذي كان في بداية الدورة ، وبعد أن تعرفت على وضعك الحالي حاول التركيز على ما يساعدك في العرض التالي لمحاولة تطوير قدراتك الذاتية أولا لإدارة الوقت
2- استخدم نموذج لتحليل الوقت وضع خانة للتعليقات والملاحظات حتى تستخدمه في تقييم ما تقوم به ولتطبيق ما سنتناوله في محاولة تطوير استخدام الوقت
3- بعد تسجيل نشاطات كل يوم لاحظ أين تنفق وقتك وسجل ملاحظاتك على النموذج و لخص أهم النتائج على ورقة منفصلة إذا لزم الأمر.
4- الآن حاول التفكير في الأسئلة التالية :
- ما أكثر ما يسرك في كيفية استخدامك للوقت؟
- ما النشاط الذي ترغب بإنفاق وقت أكثر عليه؟
- ما هو النشاط الذي تود أو لديك القدرة على إنفاق وقت أقل عليه.
- ما الذي فاجأك عن نفسك في كيفية استخدامك للوقت؟
- ما هو الشيء الهام الذي تود أن يبقى في بالك وأنت تنفق الوقت؟

مضيعات الوقت
إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمان والأمكنة والأشخاص، وهو نشاط يأخذ وقتاً غير ضروري أو يستخدم وقتاً بطريقة ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجلهِ.
إن النظرة الشاملة لمضيعات الوقت تقتضي الالتفات إلى ما يلي:-
1. يعتبر أي نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك
2. كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك .
3. إن سبب جميع مضيعات الوقت هو أنت أو الآخرون أو أنت والآخرون، فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه.
4. بالرغم من أن جميع مضيعات الوقت من الممكن تبريرها فإن ممالا شك فيه أن جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها وإحلالها بأنشطة منتجة.

مضيعات الوقت الداخلية والخارجية
مضيعات داخلية : وهي مرتبطة بالفرد نفسه ( من الأسباب ضعف التخطيط ، عدم معرفة ما يريده بالتحديد ، العادات السلبية المضيعة للوقت...).
مضيعات خارجية : وهي مرتبطة بتعامل الفرد مع الآخرين ( العائلة ، الأصدقاء.... )

عن مضيعات الوقت :
- يجب أن تدرك أهمية تفادي مضيعات الوقت.
- يجب أن تسأل نفسك هل العمل الذي تقوم به مهم أم أنه عادي وتافه ؟
- وتسأل نفسك أين تنفق طاقتك وجهد ، باتجاه الهدف المنشود أم بدون اتجاه؟
- يجب أن لا تخجل من طلب المساعدة ،لأنه يساعدك في اختصار الوقت بمحاولات قد تكون غير ناجحة.

أهم مضيعات الوقت :
- المقاطعات بمختلف أشكالها.
- البريد الإليكتروني
- المكالمات التلفونية
- فترات الراحة
- عدم إنجاز المهمة بشكل كامل.

مضيعات الوقت على مستوى المنظمة :
- المضيعات الفردية بالإضافة إلى :
- الاجتماعات
- عدم التفويض.
- الأزمات.
- عدم وضوح عملية الاتصال.
- عدم وضوح الأهداف والأولويات.
- ضعف التخطيط.

أهم الاستراتيجيات المستخدمة لإدارة الوقت :
- عملية اتخاذ قرارات فعالة.
- التفويض الفعال.
- التعامل مع المقاطعات بشكل فعال
- التعامل مع المكالمات التلفونية.
- التعامل مع الإجهاد .
- عملية الاتصال الفعال.
- ترتيب وتنظيم بيئة العمل أو المحيط الذي أنت فيه.

نستكمل غدا شكرا لمتابعتكم

مشكور
جدا أخي عبد الجليم الحفني
موضوع الوقت هام جدا ونحن لا ندركه بما يتناسبل مه أهميته

الاخ الحبيب عاكف
نعم الوقت شئ مهم بحيات الانسان فيكفى ان اعمارنا تقاس بمعيار الزمن اى الوقت
واعرض لك اخى بعض التساؤلات التى يجب ان تجيب عليها ومن خلال اجابتك تستطيع ان تعرف هل تحتاج ان تحصل على دورة فن ادارة الوقت
هل أنت من الذين يقولون أحد العبارات التالية ؟؟؟؟؟...
- يوماً ما سأصبح...... ويوماً ما سأنجز.....
- إذا كان لدي وقتك فإني سأقوم ب.....
- لا يوجد وقت كافي ........
هل أنت ؟؟؟؟؟.........
- هل أنت ممن ينجزون أعمالهم في اللحظات الأخيرة ؟
- هل أعمالك لا تنجز كما تريد أو كما يُطلب منك ؟
- هل تمضي وقتاً طويلاً في المكالمات التلفونية ؟
- هل تجامل الآخرين على حساب وقتك وأمور عملك وحياتك الخاصة ؟
- هل تشعر بأنه لا يوجد لديك الوقت الكافي لإنجاز أعمالك؟
- هل تمضي وقتك في الاستجابة لرد فعل الأشخاص والظروف من حولك ؟ دون أن تكون أنت المبادر ؟!.

إذا أجبت على هذه الأسئلة بنعم إذا أنت بحاجة إلى إدارة وقتك؟!
خالص تحياتى اخى الحبيب

إدارة الوقت و الاتصال الفعال

يلعب الاتصال الفعّال دوراً أساسياً في نجاح العلاقات الإنسانية في مختلف مجالات الحياة. ولذلك فهو مهارة يتعين على الجميع اكتسابها وتطبيقها, ليتمكنوا من تحقيق مهامهم. ويتميز الاتصال الفعّال بالإدراك والوعي, وبالقدرة على توصيل الفكرة إلى الطرف المقابل, وبتحقيق الأهداف.

عندما نقوم بالاتصال, فإننا نتبادل المعلومات مع الآخرين. وكمتحدثين, فإننا نقصد توصيل مضمون رسالة معينة إلى مستمعينا. فعندما نتبادل المعلومات أو عندما نريد توصيل مضمون رسالة, فإننا نستخدم اللغة – أي الإشارات اللفظية والإشارات غير اللفظية, مثل تعابير الوجه, وأسلوب الحديث وطريقة الوقوف والحركة وإيماءات الجسم ... الخ على حد سواء. إن الإشارات غير اللفظية تكشف الكثير عن حالتنا الجسدية والعاطفية, وعن أسلوب تحديدنا وتقييمنا لعلاقاتنا بمستمعينا, إضافة للموضع الذي نتحدث عنه.

ويقتضي الاتصال الفعاّل, أن يفهم المستمع مضمون كلام المتحدث كما يقصده تماماً. ولتحقيق ذلك, فإنه من الضروري أن يستعمل كل منهما ذات قواعد التعبير (شيفرة) والفهم (التفسير) للرسالة. وإذا لم يكن هذا هو الحال عندها تكون النتيجة حدوث اضطراب في الاتصال. وذلك لأن الناس يختلفون في طريقة فهمم وتفسيرهم لما يسمعون أو يشاهدون, بناءً على تجارهم وتوقعاتهم. ولذلك يمكن القول إنه من الحيوي والمهم بالنسبة للاتصال الفعّال ضمن مجموعات العمل, أن يشتركوا في حوار مستمر, وأن يصغي كل فرد لوجهات نظر الآخرين, ويحاول فهم تجاربهم وتوقعاتهم.

إن الإصغاء بانتباه, والقدرة الصحيحة على إعطاء تغذية راجعة صحيحة لما سمعناه, يعدان من العوامل الأساسية للاتصال الفعّال, ويعني الإصغاء بانتباه, القدرة على التركيز الكامل على ما يقوله المتحدث, حتى نتمكن من فهم المضمون والمقصود من كلامه بالصورة الصحيحة. ولا يمكننا الخروج بحلول مفيدة تقوي علاقتنا واتصالاتنا, بعضنا ببعضنا الآخر, إلا حينما ندرك مضمون كلام المتحدث إلينا بالشكل الصحيح. كما أن فهمنا لما يقوله المتحدث, يفسح المجال أمامنا لصياغة كلامنا له بحيث يتمكن من فهمه وتفسيره على نحو ملائم. إضافة إلى أن قواعد التغذية الراجعة البناءة تزودنا بدلائل إضافية عن كيفية التعبير عن ذاتنا بوضوح, وتقلل من مخاطر حدوث سوء فهم.

و عندما تكون عملية الاتصال غير واضحة فإنها تؤدي إلي خلل في المعنى مما يترتب عليه عدم فهم كامل أو فهم مغلوط مما يؤدي إلي عدم معرفة ما يجب أن نقوم بعمله ، أو حتى في حال قيامك بالعمل مع عدم فهمك بشكل كامل فهذا يعني أنك لم تنجز المطلوب منك بدقة أو حتى يمكن أن تنجز ولكن هذا الإنجاز ليس له علاقة بتحقيق أهدافك وما تريده ، مما يؤدي بالإضافة إلي ضياع الوقت ضياع الموارد المختلفة ( التي قد تكون نادرة أو مكلفة) و ضياع مجهودك الذهني والبدني و أنت تظن نفسك أنك عملت بجد .....

لذا فإن التأكد من أن الطرف الآخر قد فهم ما تريده منه بالتحديد هو الأساس ( لا تتوقع أو تقترض بما أنك تفهم الفكرة أن الطرف المقابل وبكلمات بسيطة يمكن أن يفهم كل ما في ذهنك). و في حال أن تكون أنت الطرف الثاني يجب أن تسأل في لم تفهم شيء معين و لا تترك الأمر لاجتهادك وتفسيرك الشخصي.

إدارة الوقت والإجهاد

إن الإحساس الدائم بعدم القدرة على إنجاز المطلوب في وقت محدد أو عدم القدرة على التوفيق بين الاحتياجات المختلفة للفرد في حياته العملية والعائلية تولد عنده الإحساس بالضغط والحزن وغيرها من الأمور الأخرى ، فقد يكون أحدهم ناجح جداً في مجال عمله ولكن حياته الأسرية تعاني من الخلل أو حياته الدراسية أو........

والمشكلة تتفاقم عندما يؤدي هذا الإجهاد والضغط النفسي تأثيره على الحالة الصحية ، وهذا أمر خطير يجب أن لا يستهان به ،لأنه على المدى البعيد يؤدي إلى مشاكل صحية حقيقية أنت في غنى عنها .

و الضغوطات متفاوتة في أشكالها ودرجة تأثيرها وهي مرافقة لنا في عدة مواقف ؛ فمثلاً :
- هل تلاحظ على نفسك أنك تشعر بصداع مؤلم عندما تفكر في مشكلة ما ؟.
- هل تعاني من انقباض معدتك وآلامها وأنت تستعد لشيء ما أو تنظر نتيجة شئ قمت به؟.
- هل تعاني من الأرق وعدم القدرة على النوم بسبب خوفك من أنك لم تقم من العمل بالشكل المطلوب وقد لا يلاقي الاستحسان؟.
- هل تشعر أن المطلوب منك تحقيقه أكبر من قدرتك؟.
- هل تشعر بأن عليك إنجاز الكثير بوقت قليل؟
- هل تشعر بأن الوقت يدركك في كل شيء و انه عدو يجب أن تهزمه و تتغلب عليه\\ظ
- هل مرت عليك لحظات وأنت تصرخ في كل من حولك وحتى بدون سبب لأنك متوتر بسبب عدم إنجازك المهمة أيا كان نوعها في النوعية والوقت المطلوب؟.
- أو ربما تكون من الذين يكبتون ويكتمون في داخلهم قلقهم وضيقهم مما قد يؤدي إلى نتائج أسؤ من كل ما ذكر ، فقد تأتي لحظة تفجر كل ما بداخلك !!!!!!!!

هناك عدة اقتراحات لتجاوز هذه الأزمات الحالية والمستقبلية و لتدرك نفسك ، والحقيقة أن كل هذه الاقتراحات مندرجة تحت موضوع إدارة الوقت بدءً من تحديد الأهداف والتخطيط الجيد ،،، وكل ما تم تناوله من طرق ونماذج مساعدة لك في تحديد ما تريد وكيف تتوصل إليه؟
وهل أنت واقعي في ما تريده بالاعتبار إلى ما تملكه من موارد ومصادر مادية وفنية.
إدارة الوقت هو التخطيط لحياة افضل وأسهل ولحياة متوازنة .

و الآن هل تريد أن تبقى مجهدا وفي دوامة لا تنتهي ؟!!!! أم أنك ستعيد حساباتك من جديد لتنعم بحياة أفضل؟!!!!


إدارة الوقت و التكنولوجيا الحديثة :

إن التطورات الهائلة والسريعة في كل مناحي الحياة جعلت لدينا الإحساس بالعجلة وعدم القدرة على المواكبة ، وأننا بعيدون عن ما يجرى....
لذا يجب الاستفادة من التقنيات الحديثة في زيادة اهتمامنا بالوقت وحسن استخدامه للاستفادة الأفضل منه وليس الإحساس بالعجز بعدم القدرة على اللحاق بالركب.
إن التقنيات الحالية متعددة وكل منها يلائم غرضاً معيناً ، فوسائل الاتصال مثلا (الهاتف ، الفاكس، الإنترنت .....) لم تجعل شيئا بعيدا واصبح متعارفاً على مصطلح أن العالم كقرية صغيرة وهو بالفعل كذلك.

إن هذه التقنيات والوسائل عامل هام ومساعد جداً في إدارة وترشيد واختزال الوقت ، إذا احسن استغلالها فهي كأي شيء يمكن أن تكون سلاح ذو حدين. فهي يمكن أن تكون عاملا يساعدنا على إنجاز أعمالنا بسرعة كالتلفون مثلا، وبنفس الوقت يمكن أن تكون مضيعاً كبيرا للوقت.

ويمكن استخدام هذه الوسائل على المستوى الشخصي والمؤسسي ، ومن الأمثلة على ذلك الكمبيوتر الذي هو عنصر أساسي في حياة أي شخص وأي مؤسسة مهما كان نشاطها، ويقوم الكمبيوتر بإنجاز أعمال كانت في الماضي تستغرق منا جهداً ووقتاً كبيراً...

وفوائد الكمبيوتر كثيرة منها أنها تساعد في الشرح والقدرة على توصيل الفكرة ، فمثلا إذا أراد المدير شرح فكرة معينة لمدير أو موظفين أو مجتمع محلي أو أي طرف آخر قد لا يكون لديه العلم الكافي بما تحتويه المعلومات والأرقام ، يمكن بكل بساطة إدخال هذه المعلومات في الكمبيوتر وبخطوات بسيطة يتم تحويل الأرقام إلى أشكال ورسومات بيانية توضح الفكرة (كثيرون يفضلون الرسومات لأنها ابسط في نقل المعنى خاصة لمن لا يشتركون في الفهم الدقيق لموضوع ما).

وتوجد الآن برامج كمبيوتر مساعدة في إدارة الوقت، وأصبح الآن بما يعرف بالمفكرة الاليكترونية (فكرتها ببساطة أنك تضع البرنامج المكتوب الذي تعده على نظام خاص /ملف ثم كما تبرمجه يقوم الكمبيوتر بتذكيرك باستخدام الصوت الناطق وظهور رسائل معين على شاشة الكمبيوتر. وغيرها من التقنيات).

و لكن هذا لا يعني أن إدارة الوقت لا تتم إلا بالتكنولوجيا المتقدمة ، فهي كما أوضحنا نمط سلوكي أو لا وأخيرا، ويمكن لأي شخص مهما كان أن ينظم وقته ، ويكفي أن يمسك بالورقة و القلم لتدوين ما يريد عمله و يضعه في جدول منظم.
إدارة الوقت تعني مكاسب مادية

اصبح العالم بأسره اليوم يؤمن بالعبارة التالية "Time is Money " ، الوقت هو المال.
وهذا صحيح و لا يمكن لأحد أن ينكر هذا المبدأ ، فإذا كنت تعمل في أي مجال فإنك تتقاضى مبلغ من المال مقابل ما تقوم به ,و إذا عملت أكثر تأخذ أكثر ، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة الآن فهذا المبدأ يمكن أن ينطبق على الخدمات الصناعية و الحرفية ، و لكن حتى هذه الصناعات حالياً أضحت تركز على الجودة والنوعية في الإنتاج أهم من الكمية فقط وأصبح المبدأ السائد هو إنتاج ذو جودة عالية بأقل التكاليف بما فيها تكلفة الوقت .

تكمن أهمية الوقت أنه عند توفيره يمكن استخدامه في أمور أخرى ، فمثلاً عندما تعمل الشركة على تحديد أهدافها جيداً و لديها خطط جيدة فهذا سيكون توفيرا للوقت لإنتاج كميات أكبر وأكبر .

وكذلك على المستوى الفردي فأنت عندما تقوم بعملك بإتقان وبالشكل الصحيح فهذا سيوفر عليك الوقت وسيكون مصدر إضافي لك ، فمثلا إذا كان عندك عمل تقوم به يستغرق ثلاث ساعات و أمضيت عليه خمس ساعات أو أكثر فبتالي تكون قد خسرت ساعتين أو أكثر كان يمكن الاستفادة منهم في عمل آخر تكسب منه دخل إضافي أو حتى إذا لم تكن تريد القيام بعمل معين يمكنك توفير هاتين الساعتين لعائلتك و لأمورك الحياتية الأخرى.

- كل منا حريصون على إنفاق المال بالشكل الأمثل وعدم ضياعه لذا لا بد من معاملة الوقت كالمال بأنه مصدر مهم ، فإذا نظرنا إلى الوقت بهذه الصورة فإنه سيكون استخدامه بشكل فعال جدا.
- أصحاب الأعمال وحتى الأشخاص العاديين يحرصون على ممتلكاتهم (المال) وعلى تطوير استراتيجيات ملائمة لحسن استخدام المال ، فإذا اعتبرنا الوقت من الممتلكات الهامة فإن الاهتمام به سيكون كالممتلكات.
- الأفراد و أصحاب الأعمال الحريصون على أموالهم ينفقونها على أساس الميزانية فلماذا لا يكون لدينا ميزانية للوقت.

التعامل مع مضيعات الوقت :
إن الشخص العادي أيا كان موقعه يجب أن يبحث عن الأسباب المضيعة للوقت لتفاديها وعلاجها ، ولكي تستشعر مدى أهمية الوقت وكمية الوقت الذي تضيعه ، حاول عمل الاختبار التالي لنفسك (تم وضع بعض الأمثلة يمكنك حذفها ووضع الأنشطة الخاصة بك) :

النشـــــــــاط الوقت التقريبي الوقت الذي يمكن توفيره
- استقبال الزوار
- الرد على المكالمات الهاتفية
- الحديث مع الزملاء والموظفين
-
-
المجمـــــــــــوع

- اسأل نفسك هل يمكن أن أوفر جزء من وقت أي نشاط من الأنشطة السابقة ؟ وفي حالة الإجابة بنعم ، دون ذلك الوقت في الخانة المخصصة لذلك ؟
- اجمع الوقت الذي يمكنك توفيره في جميع الأنشطة ؟
- هل لاحظت كمية الوقت الضائعة عليك يومياً ، ويمكن أن تستفيد منها ؟
- الآن حاول الآن حاول التعرف على أهم مضيعات الوقت بالنسبة لك وما ستتخذه من خطوات للحد من هذه المضيعات، يمكنك استخدام النموذج التالي :

المضيعات ما تستطيع أن تفعله تجاهها
1 ) 1 )
2 ) 2 )
3 ) 3 )
4 ) 4 )
5 ) 5 )

مهارات إدارة جيدة للوقت :

- نوعية العمل الذي تقوم به
هناك نوعين من المهام التي نقوم بها عادة :
مهام طبيعتها أو هدفها الإدامة و المحافظة على الوضع الحالي ، وهي المهام التي أنجزتها وتعمل على المحافظة عليها ، مثل عملك الحالي وتوفير مصدر دخل معين لإعالتك.
ومهام طبيعتها التقدم والتطور وهذه التي تؤدي إلى تقدمك وتطورك بشكل افضل من الوضع الراهن الذي أنت فيه .
المهم أن تسأل نفسك ما هي المهام التي تقضي فيها وقتك الآن ؟، من الطبيعي أننا نحتاج إلى المهام التي من طبيعتها الإدامة والمحافظة على الوضع الحالي ولكن ماذا عن المهام التي تؤدي إلى التقدم والتطور ؟، ما هو الوقت الذي تنفقه على كل منها ؟ ، وهل هذا الوضع ملائم بالنسبة لك وضمن أولوياتك التي تسعى إليها ؟!

- اعمل/أنجز المهام والنشاطات بشكل صحيح
ليس المهم تنفيذ المطلوب فقط في الوقت المحدد ، المهم عمله بشكل صحيح لأنه إذا لم يتم بشكل صحيح فهذا يترتب عليه عدد من النتائج منها : أنك لم تحقق الهدف المطلوب بشكل كامل ، وأنك ستضطر إلى العودة إلى تعديله أو القيام به من جديد مما يحتاج إلى وقت وجهد مرة أخرى ، وأيضا التكلفة المادية و المعنوية التي تؤدي إلى الهدر وإضاعة الموارد.

- حاول الاستفادة من أوقات الانتظار
(مثلاً عند الطبيب أو عند مراجعة الدوائر الرسمية أو غيرها من المعاملات الخاصة بك) ويمكنك الاستفادة من وقت الانتظار بحمل كتيب في جيبك أو أوراقك .

- تدرج في تعلم سلوك ومهارة إدارة الوقت
فلا يمكنك الانتقال من وضعك الحالي إلى حالة التنظيم العالية فجأة وبسرعة ، لأن ما يأتي سريعا يذهب سريعاً ، تعلم السلوك الترشيدي للوقت وطبقه على مختلف مناحي حياتك واجعل منه جزءً من عاداتك وثقافتك التي تحرص عليها.

- تنظيم بيئة و محيط العمل :
ليس مهماً أن يكون مكان عملك كبيرا ومتسعاً المهم أن يكون منظماً ، لأنه حتى لو كان كبيراً وبدون تنظيم فلا فائدة ، والتنظيم يساعدك في سرعة الوصول إلى الأدوات والمعدات التي تحتاجها سواء كنت في العمل أو في المنزل ، فالترتيب يساعد في اختصار الوقت المبذول على البحث عن ما تريده وتوفيره لإنجاز أمور أخرى.
إذا كنت في أي مكان حاول الترتيب على أساس النوع ، الصنف ، الحجم ، ...... أو أي ترتيب معين تضعه أنت ويكون مريحاً بالنسبة لك ، المهم أن يكون الترتيب على أساس تصنيف معين يسهّل عملية وصولك لما تريده.
عندما تريد القيام بشيء معين استعمل الأدوات اللازمة فقط ولا تجعل المكان ممتلئ بكل شيء حتى لا يكون عائقاً لك.

- حاول تخطيط برنامجك على أساس أوقات نشاطك البيولوجي (الجسماني)
ما هي الفترة التي تكون فيها في قمة عطاءك؟ ما هو الوقت المحبب لك للعمل؟.
الناس مختلفون في الأوقات التي يحبون العمل فيها طبقاً لاختلاف طبيعتهم ، فبعضهم يحب العمل باكراً و آخرين يحبون العمل في وقت متأخر من الليل.....، لذا خطط لتنفيذ الأعمال التي تحتاج منك إلى صفاء ذهني وتركيز في الوقت الذي تكون فيه أفضل ما تكون.. للحصول على أفضل النتائج.

- تعلم التفريق بين المهام والنشاطات العاجلة وبين النشاطات المهمة
هناك نشاطات تبدو أنها عاجلة ولكن ليس بالضرورة أن تكون ذات أهمية ، الأمور العاجلة إذا لم تكن مؤثرة على المدى الطويل وغير مرتبطة بأهدافك وأولوياتك فإنها تعتبر هدراً. وعادة القرارات إما أن تكون:
- عاجلة وهامة.
هذا الوضع هو الذي يلزم منك العمل بشكل فوري لأنه له تأثير مباشر وأساسي عليك.
- هامة ولكن ليست عاجلة.
أمور هامة ولكن يمكن أخذ الوقت الكافي والمناسب لها وبتأني ، كالتخطيط مثلاً.
- عاجلة ولكن ليست هامة.
هي أمور لا تؤثر عليك بشكل مباشر أو لها علاقة بخططك ومشاريعك المستقبلية .
- ليست عاجلة ولا هامة.
عندما تكون قادرا على التمييز بين هذه التصنيفات فإنك ستكون رشيداً في اتخاذ قراراتك، وترتيب أولوياتك.


- تعلم قول لا.
هي كلمة صغيرة ولكن قولها صعب على كثير من الناس وذلك لاعتبارات اجتماعية وثقافية ، فمعروف عنا نحن العرب أننا نجامل وكريمين جداً في كل شيء حتى في وقتنا الشخصي و الذي قد يكون على حساب أمور عديدة تؤدي إلى خسارتنا ، و كثيرون يدركون ما قد ينتج عن عدم قدرتهم قول "لا" أو الاعتذار بطريقة لطيفة للآخرين ولكن لخجلهم وعدم قدرتهم على المواجهة فإن ذلك ينعكس سلباً عليهم...
من المهم أن يكون لدينا إحساس بالآخرين ولكن يجب أن لا يكون ذلك على حساب الأولويات ، ومن خلال تخطيطك الجيد يمكنك إيجاد وقت لكل شيء لكيلا لا تتعرض للإحراج . كما يمكنك أن تُعلم من حولك بما عليك من مهام و واجبات تقوم بها حتى يدرك الآخرين ما تقوم به ويجب أن لا تفترض أن الآخرين يعلمون بما تمر به دون أن تخبرهم أنت بذلك.
ليس المقصود أن تكون فظاً وجافاً مع الآخرين ولكن أنت لديك عمل وأولويات يجب أن تحرص عليها ، فهناك أناس بقصد يتعمدون إشعالك عما تريد القيام به يجب أن تواجههم وتتعلم كيف تتغلب على تطفلهم وعلى استيلائهم على وقتك ، و هناك أناس بغير قصد يتعاملون معك بأشياء قد تؤدي إلى إضاعة وقتك يجب أن تعتذر لهم بلباقة وتتعامل معهم بالطريقة المناسبة.

يمكنك استخدام العبارات اللبقة مثل :
- كنت أود أن أقوم ب ـــ كذا من أجلك ولكن لدي ــــ مهم يجب القيام به و لا يمكن تأخيره لأي عذر.
- من المهم أن تعلم أن الموضوع ليس متعلق بك شخصياً ، فأنا أعتذر لأي شخص مهما كان عن ــــــ بسبب انشغالي.
- في الوقت الحاضر لدي ما أقوم به إذا توفر لدي وقت سأقوم بما تريده مني.
- أخشى عند القيام بما تطلبه مني من أجلك فإن ذلك سيؤدي إلى خسارة وقتي والتأثير على عملي و ـــــــ.
- إذا كان ما تطلبه مني يستغرق أقل من 10 دقائق فقط يمكنني القيام به ، إذا أكثر من ذلك يمكن أن نلتقي في ــــــ في الساعة ــــ .



- يجب أن تنجز المهمة بالقدر الكافي من الدقة والكمال الذي يحتاجه دون المبالغة فيه
فمثلا إذا كان عمل لا يتطلب منك الدقة المتناهية فإن إنجازه بوقت معقول وجهد معقول يكون مناسباً وما زاد عن ذلك يعتبر إضاعة للوقت لأنك حصلت على النتيجة التي تريدها عند حد معين وتجاوزه زيادة غير مرغوبة لأنها تستهلك الكثير من الوقت و الجهد الغير مبرر.

- تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد
وهذا يعني استخدام الوقت بفعالية ، وتوفير وقت لكل نشاطاتك ابتداءً من الأهم إلى الأقل أهمية .... وهناك طرق عديدة لزيادة فعالية عملك منها :
- الإنتاجية : حدد أهم وقت ونشاط تريد القيام به.
- تغلب على المشاكل : احرص على توفير بدائل
- اعمل على حماية وقتك : تعلم أن تقول لا.
- تجنب المماطلة في العمل : ابدأ بالأعمال الصعبة أولا
- بسط العمل قدر الإمكان: حاول إيجاد طرق لعمل الأمور بشكل اسهل وأسرع.
- خصص وقت ل : نفسك ، عائلتك، والأمور الأخرى.

- كافئ نفسك.
يجب أن يكون لديك دافع وحافز للعمل و إذا لم تجد من يدفعك لذلك ، اجعل من نفسك دافعا وحافزاً واعمل على مكافئة نفسك عن كل عمل تنجزه بإتقان ، و عاهد نفسك على أن تنجز أعمالك بدقة أفضل في كل مرة

الى اللقاء غدا باذن الله نستكمل معا بقية موضوع الدورة
منتظر مشاركتكم وتعليق حضراتكم وتساؤلاتكم

خطوات تطوير الإرادة الذاتية
1. قيّم كيفية استخدامك للوقت
1- يوجد عدة اختبارات لمعرفة استخدامك للوقت، كان أحدها وأشملها الذي كان في بداية الدورة ، وبعد أن تعرفت على وضعك الحالي حاول التركيز على ما يساعدك في العرض التالي لمحاولة تطوير قدراتك الذاتية أولا لإدارة الوقت
2- استخدم نموذج لتحليل الوقت وضع خانة للتعليقات والملاحظات حتى تستخدمه في تقييم ما تقوم به ولتطبيق ما سنتناوله في محاولة تطوير استخدام الوقت
3- بعد تسجيل نشاطات كل يوم لاحظ أين تنفق وقتك وسجل ملاحظاتك على النموذج و لخص أهم النتائج على ورقة منفصلة إذا لزم الأمر.
4- الآن حاول التفكير في الأسئلة التالية :
- ما أكثر ما يسرك في كيفية استخدامك للوقت؟
- ما النشاط الذي ترغب بإنفاق وقت أكثر عليه؟
- ما هو النشاط الذي تود أو لديك القدرة على إنفاق وقت أقل عليه.
- ما الذي فاجأك عن نفسك في كيفية استخدامك للوقت؟
- ما هو الشيء الهام الذي تود أن يبقى في بالك وأنت تنفق الوقت؟
نموذج تحليل استخدام الوقت
- يمكنك تعديل هذا الجدول بما سيناسب احتياجاتك، المهم تسجيل كل نشاط وفي أي وقت وملاحظاتك عليه.
- بعد كل يوم يجب أن تراجع نشاطاتك و تحاول الإجابة على الأسئلة التالية:
- هل ما تم إنجازه ضمن الأهداف والأولويات الخاصة بك؟
- هل كان ضمن الوقت المحدد له؟
- هل كان هذا النشاط أفضل ما يمكن عمله بهذا الوقت؟
- هل واجهت اليوم مضيعات للوقت ولم أتغلب عليها؟

- ملاحظة هامة : العديدون منا لا يحب تدوين نشاطاته اليومية في مذكرة ونماذج مختلفة ويعتقدون أن أمورهم سالكة بدون هذه المذكرات ....ولكن تذكر أنك الآن تحلل وقتك لتدرك نقاط قوتك وضعفك في استخدام الوقت لتعمل على علاجها وتصحيح سلوكك في استخدام الوقت لذا يجب أن تلتزم على الأقل بما يؤدي إلى تشخيص حالتك ولك الخيار فيما بعد.




الملاحظات /التعليقات النشاط الوقت
6-7 am
7-8
8-9
9-10
10-11
11-12
12-1 pm
1-2
2-3
3-4
4-5
5-6
6-7
7-8
8-9
9-10
10-11
11-12
12-6 am






2. تحديد الأهداف
المشكلة أن البعض لا يعرف ماذا يريد؟، و إذا عرف لا يستطيع تحديد الطريق الذي من خلاله يستطيع تحديد الأهداف ، و تحديد الأهداف هي الخطوة الأساسية لنجاح أي عمل مهما كان نوعه.
- الأهداف تكون وسيلة ل...
- توجيه الأفعال.
- تحديد الاتجاه.
- توفير أساس لعملية اتخاذ القرارات
- توفير مقياس للتقييم
- توفير الحافزية لإنجاز الهدف
- وضع أهداف لفترات زمنية متفاوتة:
- أهداف طويلة المدى : وهو الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه في حياتك بشكل عام، (هدف حياتك الأساسي).
- أهداف متوسطة المدى : وهي محددة اكثر لما تريده خلال الفترة الزمنية القريبة.
- أهداف قصيرة المدى : هي الأهداف التفصيلية والصغيرة في الفترة الزمنية القريبة جداً و المؤدية إلى تحقيق الهدف العام.

حاول أن تسأل نفسك السؤال التالي :
ما الذي أرغب بعمله ؟. و ماذا أريد أن أكون ؟
• الطريقة المثلى لتحديد الأهداف هي الطريق الذكي ( SMART way )

التحديد يجب أن تكون الأهداف محددة حتى يمكن تقييم التقدم. تجنب الأهداف الغامضة و العريضة Specific
القياس عندما يكون الهدف محدد وقابل للقياس يصبح من السهل مراقبة وتقييم الأداء . Measurable
ممكن تحقيقها يجب أن يكون الهدف في نطاق قدرتك على تحقيه حتى لا تصاب بالإحباط والفشل. Achievable
واقعية يجب أن تكون الأهداف واقعية وان تكون صادقاً مع نفسك Realistic
محددة زمنياً يجب أن يكون هناك فترة زمنية محددة لإنجاز الهدف (موعد نهائي)، لقياس مدى تقدمك في تحقيق الهدف وحتى لا تعاني من ضغط اللحظات الأخيرة. Time-lined
مكتوبة تدوين وكتابة الأهداف تساعدك في حصر التفكير في نقاط معينة حتى تتذكرها وتستطيع البدء في تنفيذها و متابعتها. تعتبر كمرجعية لك عند المراجعة والتقييم. Written
مفعّلة ضع أولوياتك والمدى الزمني لتحقيقها ، حدد الخطوات اللازمة لتنفيذ الهدف، تابع عملية التطبيق، بعد التطبيق يجب أن تكون عملية مراجعة وتقييم Acted on
هدفك أنت الهدف يجب أن يعكس ما تريده أنت وليس بالاعتبار لما يريده الآخرون، ويجب أن تعمل أن بشكل أساسي على تحقيه (يمكن بمساعدة الآخرين ولكن أنت دائما المسؤول الأول والأخير) Yours

بتحديد أهدافك باستخدام هذه الطريقة فإن تستفيد أيضاً:
- تحديد الإطار الزمني المناسب لك ولنشاطاتك.
- كل هدف يمكن أن يطبق عليه مبدأ الهدف الذكي.
- تحديد أهمية كل هدف بالنسبة لك حسب أولويته.

يجب ترتيب أولوياتك:
حاول ترتيب الأولويات على طريقة ( A,B,C) أو (أ،ب،ج،....)
أ#- هام جداً
ب#- هام
ج- متوسط الأهمية

حول أهدافك إلى تطبيق فعلي :
حتى تكون الأهداف مفيدة يجب ترجمتها إلى أفعال على أرض الواقع. الخطوات التالية تساعدك على ذلك:

ملاحظة هامة : في خلال عرض هذا النموذج حاول أن تضع أهدافـك الحقيقية لتستفيد من التمرين ، يمكنك وضع من 3-5 من أهدافك المهمة وتطبيق النموذج على كل هدف منها، ثم ركز وقت للتخطيط لإنجاز كل هدف.

لاحظ ما يلي :
1. اختيار الأهداف ذات الأهمية والأولوية.
2. حاول الإجابة على السؤال التالي" لماذا يحظى هذا الهدف بالأولوية والأهمية؟". الإجابة يجب أن تكون بعيدة عن التعميمات والغموض والجمل العريض (يجب أن تكون محددة). إجابتك بدقة على السؤال هي في الحقيقة تعكس مدى التزامك نحو الهدف.
التزامك حافز مهم وأساسي في تحقيق ما تريده.
3. يجب أن تحدد الخطوات التي تحتاجها خلال الفترة القادمة لتحقيق الهدف، ضع هذه الخطوات في قائمة ويجب أن تكون محددة وتتضمن:
ما الذي تريد عمله؟ ، أين؟ ، متى؟ ، وكيف؟....

الآن عند إجابتك لهذه الأسئلة وبالاعتماد على الخطوات السابقة فإن الصورة ستكون واضحة أمامك:

مضيعات الوقت
إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمان والأمكنة والأشخاص، وهو نشاط يأخذ وقتاً غير ضروري أو يستخدم وقتاً بطريقة ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجلهِ.
إن النظرة الشاملة لمضيعات الوقت تقتضي الالتفات إلى ما يلي:-
1. يعتبر أي نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك
2. كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك .
3. إن سبب جميع مضيعات الوقت هو أنت أو الآخرون أو أنت والآخرون، فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه.
4. بالرغم من أن جميع مضيعات الوقت من الممكن تبريرها فإن ممالا شك فيه أن جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها وإحلالها بأنشطة منتجة.
مضيعات الوقت الداخلية والخارجية
مضيعات داخلية : وهي مرتبطة بالفرد نفسه ( من الأسباب ضعف التخطيط ، عدم معرفة ما يريده بالتحديد ، العادات السلبية المضيعة للوقت...).
مضيعات خارجية : وهي مرتبطة بتعامل الفرد مع الآخرين ( العائلة ، الأصدقاء.... )
عن مضيعات الوقت :
- يجب أن تدرك أهمية تفادي مضيعات الوقت.
- يجب أن تسأل نفسك هل العمل الذي تقوم به مهم أم أنه عادي وتافه ؟
- وتسأل نفسك أين تنفق طاقتك وجهد ، باتجاه الهدف المنشود أم بدون اتجاه؟
- يجب أن لا تخجل من طلب المساعدة ،لأنه يساعدك في اختصار الوقت بمحاولات قد تكون غير ناجحة.
أهم مضيعات الوقت :
- المقاطعات بمختلف أشكالها. - المكالمات التلفونية
- البريد الإليكتروني - عدم إنجاز المهمة بشكل كامل.
- فترات الراحة
مضيعات الوقت على مستوى المنظمة :
- المضيعات الفردية بالإضافة إلى :
- الاجتماعات - عدم وضوح عملية الاتصال.
- عدم التفويض. - الأزمات.
- عدم وضوح الأهداف والأولويات. - ضعف التخطيط.
أهم الاستراتيجيات المستخدمة لإدارة الوقت
- عملية اتخاذ قرارات فعالة. - التعامل مع المكالمات التلفونية.
- التفويض الفعال. - التعامل مع الإجهاد .
- التعامل مع المقاطعات بشكل فعال - عملية الاتصال الفعال.
- ترتيب وتنظيم بيئة العمل أو المحيط الذي أنت فيه.
-

مضيعات الوقت على المستوى الفردي
مضيعات الوقت الإستراتيجيات المقترحة
ضعف التخطيط: - وجود قائمة لما يجب عمله.
- تحديد مواعيد نهائية للإنجاز الأعمال.
- برنامج عمل يومي و شهري.
عدم وضوح الأهداف والأولويات: - اتباع الطرق التي تم شرحها عن تشكيل الأهداف (الهدف الذكي).
الحيرة/التردد في
اتخاذ القرارات : - جمع المعلومات اللازمة والدقيقة.
- عدم تأجيل والمماطلة في الأعمال.
- نفذ القرار حال اتخاذك له.
المقاطعة: - تعلم قول " لا ".
- يجب أن تكون على علم بأولوياتك وأهدافك.
- التشويش والمقاطعة تؤدي إلى عدم استغلال الوقت بالشكل الأمثل حتى ولو كانت هناك استراتيجيات جيدة.
تجاوز البرنامج: - القدرة على قول " لا ".
- يجب أن تدرك ما هي قدرتك على الإنجاز.
الإجهاد/التعب: - عندما تشعر بالتعب توقف عن العمل لأخذ بعض الراحة ثم المتابعة.
- حاول إجراء بعض التغيرات لكسر الروتين.
- يجب أن يكون أحد أهدافك عمل التوازن في نمط حياتك.
التلفونات : - التلفونات نعمة و نقمة في نفس الوقت ، فمن جهة يمكن أن ننجز عدد من الأعمال باستخدام التلفون ويمكن أن يستخدم في أمور لا تتعلق بالعمل أو شيء يؤدي إلى مصلحتك.
- اكتب ما تريد إخبار الطرف الآخر في المكالمة قبل إجرائها حتى لا تنسى ما تريد قوله. وكذلك في حال استقبالك لمكالمة من أي جهة اكتب ملخصا عن محتوى المكالمة وإذا كانت بحاجة منك إلى متابعة أو إجراء معين.
- حاول أن تكون مكالماتك الصادرة كلها في وقت واحد.
- إذا لم تجد الشخص المطلوب اترك له رسالة واضحة ليعاود الاتصال بك ، أو اسأل عن الوقت المناسب لتواجده حتى لا تقضي وقتاً طويلا في البحث عمن تريد بالهاتف.
- حاول أن تستقبل المكالمة عندما تكون مستعداً وعندما يصل بك أحدهم اخبره انك لم تستطع الإجابة على المكالمة السابقة بسبب عدم ملائمة الوقت وانهم إن أرادوا الاتصال بك لاحقا أن هذا الوقت هو الأنسب.
- حاول أن يكون عندك التلفون الناطق (answer machine) لتتمكن من الرد على اختيار المكالمات المهمة والأخرى لاحقاً.
- يمكنك أن تعمل وأنت تتحدث بالتلفون فمثلا يمكنك أن تستعمل السماعة (Speaker) و تستمر بالعمل خاصة إذا كنت وحدك وكانت المكالمة عادية ، أو يمكنك استعمال سماعة الأذن وخاصة عندما تستعمل الهاتف الخليوي ( ولكن ليس أثناء القيادة!!!!!!).
المماطلة: - عند اتخاذك لقرار معين اعمل على تنفيذه مباشرة و لا تماطل أو تؤجله ، فليس المهم اتخاذ القرار بل الأهم هو وضع القرار قيد التنفيذ.
عدم التوازن: - يجب أن يكون في برنامجك أو خطتك التي تتبعها موازنة بين العمل وحياتك العائلية والحياة بشكل عام.
- عدم التوازن يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق و بالتالي ضعف الإنجاز.

المضيعات على المستوى المؤسسي
بالإضافة إلى المضيعات السابقة التي على المستوى الفردي
مضيعات الوقت الإستراتيجيات المقترحة
الزوار : - كثيرون يقولون لك هل لديك دقيقة أو خمس دقائق ، لتجد نفسك بعد ذلك أن معظم نهارك كان في استقبال الزوار....لذا لا بد من معالجة الوضع :
- يجب أن تتعلم كيف تقول "لا" وكيف تعتذر بلباقة ولطف بسبب انشغالك
- حاول أن تستعين بالآخرين لتذكيرك بمواعيدك والمطلوب منك إنجازه في حال خجلك وعدم قدرتك على إخبار زوارك بما عليك.
- حاول معرفة سبب الزيارة إذا كانت بخصوص العمل حاول إنجازه لهم بسرعة أو وكّل الآخرين أو أخبرهم بما يجب عمله.
- من الاقتراحات في حال قدوم زوار عندك قف وابقى واقفاً وحاول التحدث مع الزائر وأنتم واقفون حتى يستشعر مدة انشغالك.
- يمكنك الاعتذار لهم و إعطائهم موعدا يناسبك.
- حاول عدم التحدث في مواضيع عامة أو بغير هدف ا لزيارة لتختصر الوقت.
- إذا كان لديك سكرتيرة اتفق معها على نظام معين لتخليصك من الزوار الغير مرغوب فيهم من خلال تذكيرك بالمواعيد اللاحقة وغيرها.........
- إذا كنت موظفاً عاديا حاول الاستعانة بزميلك في العمل.
- حاول لقاء الزوار في قاعة الاجتماعات أو في مكتب زميل آخر ، وليس في مكتبك .
- حاول وضع ساعة كبيرة أمامك وانظر إليها دائماً لتُشعر الآخرين أنك مشغول وبانتظار شيء ما .
- إذا لم يستشعر زائرك بعد كل هذا حاول أنت الخروج من المكتب لأي حجة.
- إذا أردت أن تعمل بدون مقاطعة اجعل عندك مكان خاص تعمل به و اجعل شخصاً يعلم مكانك للاتصال بك عند الضرورة.
عدم التفويض: - يجب أن يكون التفويض فعالا بمعنى أن تختار الشخص المناسب للقيام بالعمل كما لو أنك أنت الذي قمت به أو حتى بنسبة (80% فما فوق).
الاجتماعات: - الاجتماعات مهمة ولكن الأهم هو الخروج بنتائج وعدم إضاعة الوقت بنشاطات غير منتجة.
الأزمات: - لا يمكن التحكم بالعناصر المفاجئة لذا يجب التعامل معها.
- في حال حدوث طوارئ حاول التعامل معها يوما بيوم.
- يجب أن تعمل على حل المشكلة الأساسية من جذورها وليس فقط التعامل مع الأعراض والظواهر للمشكلة.
- من أسباب الأزمات عدم وجود تخطيط جيد لذا أهم خطوة في معالجة الأزمات هي الحرص على إعداد خطة باتباع خطوات التخطيط .
- حتى في حال وجود خطة قد تكون مشكلة التوقعات الغير واقعية، مما تحد من تكوين البدائل والحلول الملائمة.
- يجب أن تكون قنوات الاتصال واضحة حتى لا تترك مجال للشائعات ويجب اطلاع موظفيك ومن لهم علاقة بالموضوع على حقيقة ما يجري (بالقدر المسموح به) ليكونوا عوناً لك على معالجة الوضع.
عدم إنجاز العمل بشكل كامل: - إذا لم يتم العمل بشكل كامل فإنك ستضطر العودة إليه مرة أخرى.
عادات العمل السيئة - يحب استخدام الطرق الإدارية الصحيحة لإنجاز الأعمال المطلوبة منك .
- يمكن الاستعانة بالموظفين الكفؤيين.
- استخدام تقنيات ووسائل إدارة الوقت و تفعلها.
القيام بالأمور الروتينية - وقتك ثمين يجب أن يخصص للأمور التي تحتاج إلى مهارات إدارية معينة ، والى قرارات سريعة وهامة ، يمكنك أن تفوض إلى موظفيك هذه الأمور الروتينية.
- يجب أن تقوم بالأمور طبقاً لأولوياتك (الأمور الروتينية ليست أولوية)
الأعمال الورقية والقراءة : - إذا لم يكن لديك وقت لقراءة شئ معين ومهم احرص على أن توكل أحد ا لموظفين الكفؤين لعمل ملخص لك.
- لا تمسك ملف أو ورق معين إلا إذا كنت متأكد بأنك ستتعامل معه حالاً .
- حاول إنجاز الورقة الواحدة بشكل كامل حتى تنتهي منها.
البريد الإليكتروني : - لا تجعل شغلك الدائم تفقد البريد الإليكتروني لكيلا تصرف وقتاً كبيرا خاصة إذا كنت ممن يحبون الإنترنت لأنك حتى وان لم تجد بريدا يلهيك (الغير متعلق بالعمل) ، فإنك ستقضي وقتاً وأنت تفتح مواقع مفضلة لديك في كل مرة...
- في حال ورود العديد من الرسائل الدعائية لبريدك و لا تريدها ، يمكنك بكل سهول عمل حاجز (Block) لفصل هذه الرسائل عن باقي البريد .
- لا تفتح البريد الذي قررت وضعه في الرسائل التي لا تريدها فهذا سيأخذ منك الوقت الكبير ، فقط قم بإلغاء الرسائل و يكفي القرار لأول مرة بأنك لا تريد هذه الرسائل .
عدم ترتيب بيئة العمل: - إذا لم تكن قادرا على الوصول لما تريده من أوراق ومعدات لازمة لعملك بسهولة فهذا يعني أنك غير مرتب وغير منظم.
- يجب أن يكون مكتبك منظماً وليس أكواماً من الأوراق المتناثرة والغير مصنفة.
- اجعل أمامك ما تريد استخدامه حالياً فقط.
- تذكر كم من الوقت ستنفقه وأنت تبحث في أكوام الورق.
الاستراحات: - حاول وضع وقت محدد.
- حاول أن يكون هذا الوقت هو اقل الأوقات إنتاجية في العمل.
- تقليل أوقات الغداء والاستراحة قدر الإمكان.
- معرفة ما سينتج عن الإفراط في وقت الاستراحة.

إدارة الوقت و الاتصال الفعال

يلعب الاتصال الفعّال دوراً أساسياً في نجاح العلاقات الإنسانية في مختلف مجالات الحياة. ولذلك فهو مهارة يتعين على الجميع اكتسابها وتطبيقها, ليتمكنوا من تحقيق مهامهم. ويتميز الاتصال الفعّال بالإدراك والوعي, وبالقدرة على توصيل الفكرة إلى الطرف المقابل, وبتحقيق الأهداف.

عندما نقوم بالاتصال, فإننا نتبادل المعلومات مع الآخرين. وكمتحدثين, فإننا نقصد توصيل مضمون رسالة معينة إلى مستمعينا. فعندما نتبادل المعلومات أو عندما نريد توصيل مضمون رسالة, فإننا نستخدم اللغة – أي الإشارات اللفظية والإشارات غير اللفظية, مثل تعابير الوجه, وأسلوب الحديث وطريقة الوقوف والحركة وإيماءات الجسم ... الخ على حد سواء. إن الإشارات غير اللفظية تكشف الكثير عن حالتنا الجسدية والعاطفية, وعن أسلوب تحديدنا وتقييمنا لعلاقاتنا بمستمعينا, إضافة للموضع الذي نتحدث عنه.

ويقتضي الاتصال الفعاّل, أن يفهم المستمع مضمون كلام المتحدث كما يقصده تماماً. ولتحقيق ذلك, فإنه من الضروري أن يستعمل كل منهما ذات قواعد التعبير (شيفرة) والفهم (التفسير) للرسالة. وإذا لم يكن هذا هو الحال عندها تكون النتيجة حدوث اضطراب في الاتصال. وذلك لأن الناس يختلفون في طريقة فهمم وتفسيرهم لما يسمعون أو يشاهدون, بناءً على تجارهم وتوقعاتهم. ولذلك يمكن القول إنه من الحيوي والمهم بالنسبة للاتصال الفعّال ضمن مجموعات العمل, أن يشتركوا في حوار مستمر, وأن يصغي كل فرد لوجهات نظر الآخرين, ويحاول فهم تجاربهم وتوقعاتهم.

إن الإصغاء بانتباه, والقدرة الصحيحة على إعطاء تغذية راجعة صحيحة لما سمعناه, يعدان من العوامل الأساسية للاتصال الفعّال, ويعني الإصغاء بانتباه, القدرة على التركيز الكامل على ما يقوله المتحدث, حتى نتمكن من فهم المضمون والمقصود من كلامه بالصورة الصحيحة. ولا يمكننا الخروج بحلول مفيدة تقوي علاقتنا واتصالاتنا, بعضنا ببعضنا الآخر, إلا حينما ندرك مضمون كلام المتحدث إلينا بالشكل الصحيح. كما أن فهمنا لما يقوله المتحدث, يفسح المجال أمامنا لصياغة كلامنا له بحيث يتمكن من فهمه وتفسيره على نحو ملائم. إضافة إلى أن قواعد التغذية الراجعة البناءة تزودنا بدلائل إضافية عن كيفية التعبير عن ذاتنا بوضوح, وتقلل من مخاطر حدوث سوء فهم.

و عندما تكون عملية الاتصال غير واضحة فإنها تؤدي إلي خلل في المعنى مما يترتب عليه عدم فهم كامل أو فهم مغلوط مما يؤدي إلي عدم معرفة ما يجب أن نقوم بعمله ، أو حتى في حال قيامك بالعمل مع عدم فهمك بشكل كامل فهذا يعني أنك لم تنجز المطلوب منك بدقة أو حتى يمكن أن تنجز ولكن هذا الإنجاز ليس له علاقة بتحقيق أهدافك وما تريده ، مما يؤدي بالإضافة إلي ضياع الوقت ضياع الموارد المختلفة ( التي قد تكون نادرة أو مكلفة) و ضياع مجهودك الذهني والبدني و أنت تظن نفسك أنك عملت بجد .....

لذا فإن التأكد من أن الطرف الآخر قد فهم ما تريده منه بالتحديد هو الأساس ( لا تتوقع أو تقترض بما أنك تفهم الفكرة أن الطرف المقابل وبكلمات بسيطة يمكن أن يفهم كل ما في ذهنك). و في حال أن تكون أنت الطرف الثاني يجب أن تسأل في لم تفهم شيء معين و لا تترك الأمر لاجتهادك وتفسيرك الشخصي.

إدارة الوقت والإجهاد

إن الإحساس الدائم بعدم القدرة على إنجاز المطلوب في وقت محدد أو عدم القدرة على التوفيق بين الاحتياجات المختلفة للفرد في حياته العملية والعائلية تولد عنده الإحساس بالضغط والحزن وغيرها من الأمور الأخرى ، فقد يكون أحدهم ناجح جداً في مجال عمله ولكن حياته الأسرية تعاني من الخلل أو حياته الدراسية أو........

والمشكلة تتفاقم عندما يؤدي هذا الإجهاد والضغط النفسي تأثيره على الحالة الصحية ، وهذا أمر خطير يجب أن لا يستهان به ،لأنه على المدى البعيد يؤدي إلى مشاكل صحية حقيقية أنت في غنى عنها .

و الضغوطات متفاوتة في أشكالها ودرجة تأثيرها وهي مرافقة لنا في عدة مواقف ؛ فمثلاً :
- هل تلاحظ على نفسك أنك تشعر بصداع مؤلم عندما تفكر في مشكلة ما ؟.
- هل تعاني من انقباض معدتك وآلامها وأنت تستعد لشيء ما أو تنظر نتيجة شئ قمت به؟.
- هل تعاني من الأرق وعدم القدرة على النوم بسبب خوفك من أنك لم تقم من العمل بالشكل المطلوب وقد لا يلاقي الاستحسان؟.
- هل تشعر أن المطلوب منك تحقيقه أكبر من قدرتك؟.
- هل تشعر بأن عليك إنجاز الكثير بوقت قليل؟
- هل تشعر بأن الوقت يدركك في كل شيء و انه عدو يجب أن تهزمه و تتغلب عليه\\ظ
- هل مرت عليك لحظات وأنت تصرخ في كل من حولك وحتى بدون سبب لأنك متوتر بسبب عدم إنجازك المهمة أيا كان نوعها في النوعية والوقت المطلوب؟.
- أو ربما تكون من الذين يكبتون ويكتمون في داخلهم قلقهم وضيقهم مما قد يؤدي إلى نتائج أسؤ من كل ما ذكر ، فقد تأتي لحظة تفجر كل ما بداخلك !!!!!!!!

هناك عدة اقتراحات لتجاوز هذه الأزمات الحالية والمستقبلية و لتدرك نفسك ، والحقيقة أن كل هذه الاقتراحات مندرجة تحت موضوع إدارة الوقت بدءً من تحديد الأهداف والتخطيط الجيد ،،، وكل ما تم تناوله من طرق ونماذج مساعدة لك في تحديد ما تريد وكيف تتوصل إليه؟
وهل أنت واقعي في ما تريده بالاعتبار إلى ما تملكه من موارد ومصادر مادية وفنية.
إدارة الوقت هو التخطيط لحياة افضل وأسهل ولحياة متوازنة .

و الآن هل تريد أن تبقى مجهدا وفي دوامة لا تنتهي ؟!!!! أم أنك ستعيد حساباتك من جديد لتنعم بحياة أفضل؟!!!!


إدارة الوقت و التكنولوجيا الحديثة :

إن التطورات الهائلة والسريعة في كل مناحي الحياة جعلت لدينا الإحساس بالعجلة وعدم القدرة على المواكبة ، وأننا بعيدون عن ما يجرى....
لذا يجب الاستفادة من التقنيات الحديثة في زيادة اهتمامنا بالوقت وحسن استخدامه للاستفادة الأفضل منه وليس الإحساس بالعجز بعدم القدرة على اللحاق بالركب.
إن التقنيات الحالية متعددة وكل منها يلائم غرضاً معيناً ، فوسائل الاتصال مثلا (الهاتف ، الفاكس، الإنترنت .....) لم تجعل شيئا بعيدا واصبح متعارفاً على مصطلح أن العالم كقرية صغيرة وهو بالفعل كذلك.

إن هذه التقنيات والوسائل عامل هام ومساعد جداً في إدارة وترشيد واختزال الوقت ، إذا احسن استغلالها فهي كأي شيء يمكن أن تكون سلاح ذو حدين. فهي يمكن أن تكون عاملا يساعدنا على إنجاز أعمالنا بسرعة كالتلفون مثلا، وبنفس الوقت يمكن أن تكون مضيعاً كبيرا للوقت.

ويمكن استخدام هذه الوسائل على المستوى الشخصي والمؤسسي ، ومن الأمثلة على ذلك الكمبيوتر الذي هو عنصر أساسي في حياة أي شخص وأي مؤسسة مهما كان نشاطها، ويقوم الكمبيوتر بإنجاز أعمال كانت في الماضي تستغرق منا جهداً ووقتاً كبيراً...

وفوائد الكمبيوتر كثيرة منها أنها تساعد في الشرح والقدرة على توصيل الفكرة ، فمثلا إذا أراد المدير شرح فكرة معينة لمدير أو موظفين أو مجتمع محلي أو أي طرف آخر قد لا يكون لديه العلم الكافي بما تحتويه المعلومات والأرقام ، يمكن بكل بساطة إدخال هذه المعلومات في الكمبيوتر وبخطوات بسيطة يتم تحويل الأرقام إلى أشكال ورسومات بيانية توضح الفكرة (كثيرون يفضلون الرسومات لأنها ابسط في نقل المعنى خاصة لمن لا يشتركون في الفهم الدقيق لموضوع ما).

وتوجد الآن برامج كمبيوتر مساعدة في إدارة الوقت، وأصبح الآن بما يعرف بالمفكرة الاليكترونية (فكرتها ببساطة أنك تضع البرنامج المكتوب الذي تعده على نظام خاص /ملف ثم كما تبرمجه يقوم الكمبيوتر بتذكيرك باستخدام الصوت الناطق وظهور رسائل معين على شاشة الكمبيوتر. وغيرها من التقنيات).

و لكن هذا لا يعني أن إدارة الوقت لا تتم إلا بالتكنولوجيا المتقدمة ، فهي كما أوضحنا نمط سلوكي أو لا وأخيرا، ويمكن لأي شخص مهما كان أن ينظم وقته ، ويكفي أن يمسك بالورقة و القلم لتدوين ما يريد عمله و يضعه في جدول منظم.
إدارة الوقت تعني مكاسب مادية

اصبح العالم بأسره اليوم يؤمن بالعبارة التالية "Time is Money " ، الوقت هو المال.
وهذا صحيح و لا يمكن لأحد أن ينكر هذا المبدأ ، فإذا كنت تعمل في أي مجال فإنك تتقاضى مبلغ من المال مقابل ما تقوم به ,و إذا عملت أكثر تأخذ أكثر ، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة الآن فهذا المبدأ يمكن أن ينطبق على الخدمات الصناعية و الحرفية ، و لكن حتى هذه الصناعات حالياً أضحت تركز على الجودة والنوعية في الإنتاج أهم من الكمية فقط وأصبح المبدأ السائد هو إنتاج ذو جودة عالية بأقل التكاليف بما فيها تكلفة الوقت .

تكمن أهمية الوقت أنه عند توفيره يمكن استخدامه في أمور أخرى ، فمثلاً عندما تعمل الشركة على تحديد أهدافها جيداً و لديها خطط جيدة فهذا سيكون توفيرا للوقت لإنتاج كميات أكبر وأكبر .

وكذلك على المستوى الفردي فأنت عندما تقوم بعملك بإتقان وبالشكل الصحيح فهذا سيوفر عليك الوقت وسيكون مصدر إضافي لك ، فمثلا إذا كان عندك عمل تقوم به يستغرق ثلاث ساعات و أمضيت عليه خمس ساعات أو أكثر فبتالي تكون قد خسرت ساعتين أو أكثر كان يمكن الاستفادة منهم في عمل آخر تكسب منه دخل إضافي أو حتى إذا لم تكن تريد القيام بعمل معين يمكنك توفير هاتين الساعتين لعائلتك و لأمورك الحياتية الأخرى.

- كل منا حريصون على إنفاق المال بالشكل الأمثل وعدم ضياعه لذا لا بد من معاملة الوقت كالمال بأنه مصدر مهم ، فإذا نظرنا إلى الوقت بهذه الصورة فإنه سيكون استخدامه بشكل فعال جدا.
- أصحاب الأعمال وحتى الأشخاص العاديين يحرصون على ممتلكاتهم (المال) وعلى تطوير استراتيجيات ملائمة لحسن استخدام المال ، فإذا اعتبرنا الوقت من الممتلكات الهامة فإن الاهتمام به سيكون كالممتلكات.
- الأفراد و أصحاب الأعمال الحريصون على أموالهم ينفقونها على أساس الميزانية فلماذا لا يكون لدينا ميزانية للوقت.

مهارات إدارة جيدة للوقت :

- نوعية العمل الذي تقوم به
هناك نوعين من المهام التي نقوم بها عادة :
مهام طبيعتها أو هدفها الإدامة و المحافظة على الوضع الحالي ، وهي المهام التي أنجزتها وتعمل على المحافظة عليها ، مثل عملك الحالي وتوفير مصدر دخل معين لإعالتك.
ومهام طبيعتها التقدم والتطور وهذه التي تؤدي إلى تقدمك وتطورك بشكل افضل من الوضع الراهن الذي أنت فيه .
المهم أن تسأل نفسك ما هي المهام التي تقضي فيها وقتك الآن ؟، من الطبيعي أننا نحتاج إلى المهام التي من طبيعتها الإدامة والمحافظة على الوضع الحالي ولكن ماذا عن المهام التي تؤدي إلى التقدم والتطور ؟، ما هو الوقت الذي تنفقه على كل منها ؟ ، وهل هذا الوضع ملائم بالنسبة لك وضمن أولوياتك التي تسعى إليها ؟!

- اعمل/أنجز المهام والنشاطات بشكل صحيح
ليس المهم تنفيذ المطلوب فقط في الوقت المحدد ، المهم عمله بشكل صحيح لأنه إذا لم يتم بشكل صحيح فهذا يترتب عليه عدد من النتائج منها : أنك لم تحقق الهدف المطلوب بشكل كامل ، وأنك ستضطر إلى العودة إلى تعديله أو القيام به من جديد مما يحتاج إلى وقت وجهد مرة أخرى ، وأيضا التكلفة المادية و المعنوية التي تؤدي إلى الهدر وإضاعة الموارد.

- حاول الاستفادة من أوقات الانتظار
(مثلاً عند الطبيب أو عند مراجعة الدوائر الرسمية أو غيرها من المعاملات الخاصة بك) ويمكنك الاستفادة من وقت الانتظار بحمل كتيب في جيبك أو أوراقك .

- تدرج في تعلم سلوك ومهارة إدارة الوقت
فلا يمكنك الانتقال من وضعك الحالي إلى حالة التنظيم العالية فجأة وبسرعة ، لأن ما يأتي سريعا يذهب سريعاً ، تعلم السلوك الترشيدي للوقت وطبقه على مختلف مناحي حياتك واجعل منه جزءً من عاداتك وثقافتك التي تحرص عليها.

- تنظيم بيئة و محيط العمل :
ليس مهماً أن يكون مكان عملك كبيرا ومتسعاً المهم أن يكون منظماً ، لأنه حتى لو كان كبيراً وبدون تنظيم فلا فائدة ، والتنظيم يساعدك في سرعة الوصول إلى الأدوات والمعدات التي تحتاجها سواء كنت في العمل أو في المنزل ، فالترتيب يساعد في اختصار الوقت المبذول على البحث عن ما تريده وتوفيره لإنجاز أمور أخرى.
إذا كنت في أي مكان حاول الترتيب على أساس النوع ، الصنف ، الحجم ، ...... أو أي ترتيب معين تضعه أنت ويكون مريحاً بالنسبة لك ، المهم أن يكون الترتيب على أساس تصنيف معين يسهّل عملية وصولك لما تريده.
عندما تريد القيام بشيء معين استعمل الأدوات اللازمة فقط ولا تجعل المكان ممتلئ بكل شيء حتى لا يكون عائقاً لك.

- حاول تخطيط برنامجك على أساس أوقات نشاطك البيولوجي (الجسماني)
ما هي الفترة التي تكون فيها في قمة عطاءك؟ ما هو الوقت المحبب لك للعمل؟.
الناس مختلفون في الأوقات التي يحبون العمل فيها طبقاً لاختلاف طبيعتهم ، فبعضهم يحب العمل باكراً و آخرين يحبون العمل في وقت متأخر من الليل.....، لذا خطط لتنفيذ الأعمال التي تحتاج منك إلى صفاء ذهني وتركيز في الوقت الذي تكون فيه أفضل ما تكون.. للحصول على أفضل النتائج.

- تعلم التفريق بين المهام والنشاطات العاجلة وبين النشاطات المهمة
هناك نشاطات تبدو أنها عاجلة ولكن ليس بالضرورة أن تكون ذات أهمية ، الأمور العاجلة إذا لم تكن مؤثرة على المدى الطويل وغير مرتبطة بأهدافك وأولوياتك فإنها تعتبر هدراً. وعادة القرارات إما أن تكون:
- عاجلة وهامة.
هذا الوضع هو الذي يلزم منك العمل بشكل فوري لأنه له تأثير مباشر وأساسي عليك.
- هامة ولكن ليست عاجلة.
أمور هامة ولكن يمكن أخذ الوقت الكافي والمناسب لها وبتأني ، كالتخطيط مثلاً.
- عاجلة ولكن ليست هامة.
هي أمور لا تؤثر عليك بشكل مباشر أو لها علاقة بخططك ومشاريعك المستقبلية .
- ليست عاجلة ولا هامة.
عندما تكون قادرا على التمييز بين هذه التصنيفات فإنك ستكون رشيداً في اتخاذ قراراتك، وترتيب أولوياتك.


- تعلم قول لا.
هي كلمة صغيرة ولكن قولها صعب على كثير من الناس وذلك لاعتبارات اجتماعية وثقافية ، فمعروف عنا نحن العرب أننا نجامل وكريمين جداً في كل شيء حتى في وقتنا الشخصي و الذي قد يكون على حساب أمور عديدة تؤدي إلى خسارتنا ، و كثيرون يدركون ما قد ينتج عن عدم قدرتهم قول "لا" أو الاعتذار بطريقة لطيفة للآخرين ولكن لخجلهم وعدم قدرتهم على المواجهة فإن ذلك ينعكس سلباً عليهم...
من المهم أن يكون لدينا إحساس بالآخرين ولكن يجب أن لا يكون ذلك على حساب الأولويات ، ومن خلال تخطيطك الجيد يمكنك إيجاد وقت لكل شيء لكيلا لا تتعرض للإحراج . كما يمكنك أن تُعلم من حولك بما عليك من مهام و واجبات تقوم بها حتى يدرك الآخرين ما تقوم به ويجب أن لا تفترض أن الآخرين يعلمون بما تمر به دون أن تخبرهم أنت بذلك.
ليس المقصود أن تكون فظاً وجافاً مع الآخرين ولكن أنت لديك عمل وأولويات يجب أن تحرص عليها ، فهناك أناس بقصد يتعمدون إشعالك عما تريد القيام به يجب أن تواجههم وتتعلم كيف تتغلب على تطفلهم وعلى استيلائهم على وقتك ، و هناك أناس بغير قصد يتعاملون معك بأشياء قد تؤدي إلى إضاعة وقتك يجب أن تعتذر لهم بلباقة وتتعامل معهم بالطريقة المناسبة.

يمكنك استخدام العبارات اللبقة مثل :
- كنت أود أن أقوم ب ـــ كذا من أجلك ولكن لدي ــــ مهم يجب القيام به و لا يمكن تأخيره لأي عذر.
- من المهم أن تعلم أن الموضوع ليس متعلق بك شخصياً ، فأنا أعتذر لأي شخص مهما كان عن ــــــ بسبب انشغالي.
- في الوقت الحاضر لدي ما أقوم به إذا توفر لدي وقت سأقوم بما تريده مني.
- أخشى عند القيام بما تطلبه مني من أجلك فإن ذلك سيؤدي إلى خسارة وقتي والتأثير على عملي و ـــــــ.
- إذا كان ما تطلبه مني يستغرق أقل من 10 دقائق فقط يمكنني القيام به ، إذا أكثر من ذلك يمكن أن نلتقي في ــــــ في الساعة ــــ .



- يجب أن تنجز المهمة بالقدر الكافي من الدقة والكمال الذي يحتاجه دون المبالغة فيه
فمثلا إذا كان عمل لا يتطلب منك الدقة المتناهية فإن إنجازه بوقت معقول وجهد معقول يكون مناسباً وما زاد عن ذلك يعتبر إضاعة للوقت لأنك حصلت على النتيجة التي تريدها عند حد معين وتجاوزه زيادة غير مرغوبة لأنها تستهلك الكثير من الوقت و الجهد الغير مبرر.

- تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد
وهذا يعني استخدام الوقت بفعالية ، وتوفير وقت لكل نشاطاتك ابتداءً من الأهم إلى الأقل أهمية .... وهناك طرق عديدة لزيادة فعالية عملك منها :
- الإنتاجية : حدد أهم وقت ونشاط تريد القيام به.
- تغلب على المشاكل : احرص على توفير بدائل
- اعمل على حماية وقتك : تعلم أن تقول لا.
- تجنب المماطلة في العمل : ابدأ بالأعمال الصعبة أولا
- بسط العمل قدر الإمكان: حاول إيجاد طرق لعمل الأمور بشكل اسهل وأسرع.
- خصص وقت ل : نفسك ، عائلتك، والأمور الأخرى.

- كافئ نفسك.
يجب أن يكون لديك دافع وحافز للعمل و إذا لم تجد من يدفعك لذلك ، اجعل من نفسك دافعا وحافزاً واعمل على مكافئة نفسك عن كل عمل تنجزه بإتقان ، و عاهد نفسك على أن تنجز أعمالك بدقة أفضل في كل مرة



اقتراحات لإدارة جيدة للوقت :
1. استيقظ باكراً..... على فرض أنك تنام 8 ساعات يومياً إذا عودت نفسك على الاكتفاء ب 7 ساعات فبذلك تكون قد وفرت 7 ساعات أسبوعياً و 28 شهرياً و....
2. يجب أن يكون معك دائما دفتر صغير لتسجيل ما يحصل معك أو ما تريده تدوينه حتى لا تنسى.
3. ابدأ بالأشياء المهمة و الصعبة أولا.
4. أنجز في الوقت الواحد مهمة واحدة وركز عليها ثم انتقل إلى الذي يليها .
5. راجع دائما أهدافك العامة والأساسية وهل ما تقوم به من نشاطات الآن يساعد في إنجاز أهدافك، ويكون ضمن أولوياتك.
6. يجب أن تكون لديك القدرة على التوقف عن الأعمال الغير مجدية حتى لو كنت في مرحلة متقدمة من إنجازها.
7. يجب أن تكون نظرتك إيجابية ولكن بصورة معقولة
8. لا تخجل من طلب المساعدة .
9. حاول تجزئة المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة لسهولة إنجازها.
10. حاول إيجاد نوع من المتعة بكل عمل تقوم به.
11. لا تتوقف طويلا عند أخطائك المهم أن تراجعها وتعلم السبب لمحاولة تجنبه في المرات القادمة.
12. دع الآخرين يعلمون بأهدافك ليكونوا عوناً لك وخاصة المقربين جداً.
13. يجب أن يكون لديك إدراك بالنتائج السلبية التي تنجم عن عدم قيامك بتحقيق الأهداف في الوقت المحدد ، مثل الشعور بالذنب ، القلق ، الضغط النفسي .
14. لا تبنى توقعات وآمال مبالغ فيها سواء ما تريد القيام به أو ما تتوقعه من الآخرين.
15. إذا كنت تريد القيام بشيء ما ولديك كتيب أو دليل إرشادات عنه ، اقرأه أولا ثم حاول وليس العكس عندما تستهلك وقتك بالتجربة دون نتيجة وبالتالي تضطر إلى قراءة الدليل ....وفر الوقت,

مثال عن إدارة الوقت
لتدرك أهمية الوقت بالإضافة إلى كل ما سبق ، سنذكر المثال التالي وهو من الولايات المتحدة (حاول الانتباه جيداً إلى الأرقام ولاحظ أن مع كل التطور فإن مشكلة إدارة الوقت موجودة لأنها ليست عملية تقنيات ووسائل فقط بل هي في الأساس سلوك حياة)
- 95% من الكتب يتم شراؤها من قبل 5% من السكان.
- 95% من كتب التطوير الذاتي والسلوكي والأشرطة و ال سي دي المشتراة لا يتم استخدامها .
- 20 % من الوقت يصرف على أعمال مهمة و 80% يصرف على أمور أقل أهمية أو غير ذات أهمية.
- الشخص الذي يعمل في بيئة غير منظمة يقضي يومياً ½ 1 يبحث عن أوراقه أو معداته أو ما يحتاجه لأي شئ ، أو على الأقل ½ 7 أسبوعيا
- 8 من كل 10 ينامون أو لا ينتبهون في الاجتماعات.
- الأشخاص العصبيون معرضون لأمراض القلب وغيرها أكثر بمرات من الشخص القادر على التحكم بسلوكه وتصرفاته و أموره.
- معظم الضغوطات النفسية تحصل في بداية الأسبوع.
- 95% من الأمور التي نخشى حدوثها لا تحصل.
- عندما يطلب منك اجتماعا ما (غير مبرمج أو متفق عليه) فإن 80% من هذه اللقاءات يمكن عقدها في وقت آخر مناسب.
- كمية المعلومات التي يستقبلها الإنسان اليوم أكثر بكثير مما كانت عليه في العشر سنوات السابقة.
- إذا وضعت هدف واحد لتحقيقه سيستهلك وقت اليوم كله ، إذا وضعت هدفين ستنجز الهدفين ،... إذا وضعت 10 أهداف ربما لا تحققها كلها ولكن على الأقل 7 من 10.
- يمكنك التهام الفيل ولكن عندما تجزئه.
- الشخص الذي يحسن إدارة وقته لا يمنحه لمن يطلبه بل لمن يستحقه.




تذكر:

- " إن الشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته لا يستطيع إدارة أي شئ آخر ".
- " تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد كبير ".
- " تعلم إدارة نفسك قبل إدارة وقتك".
- " فكر قبل أن تنفذ ".
- الوقت هو الحياة ، وإضاعة الوقت هي إضاعة الحياة.
- الشخص الذي يحسن إدارة وقته لا يمنحه لمن يطلبه بل لمن يستحقه.
- إذا كنت اليوم هنا ولم تعمل شيء لتقدمك غداً فإنك فعلياً ما زلت في الأمس.
- كلنا نملك نفس الوقت ولكننا مختلفون في كيفية إضاعته.
- إدارة الوقت أحد أسرار النجاح التي يجب إحسان استغلالها.
- اهتم بنوعية العمل وليس الكمية.
- الوقت لا يتغير ولكن يمكن تغيير سلوكك و تعديل و إغناء مهاراتك بما يجعلك تستفيد بالشكل الأمثل من الوقت.
- تقنيات إدارة الوقت ليست أداة سحرية بمجرد اتباع تقنياتها فإنك ستجد المزيد من الوقت،لأن الأهم من إدارة الوقت هو إدارة الذات وتعديل عاداتك السلوكية الشخصية لتنعكس بالتالي على حسن استخدامك للوقت.
- لا تبحث عن الوقت لأن الوقت دائما موجود وهو نفسه للجميع ، ولكن ابحث عن ما تقوم به ويؤدي إلى ضياع الوقت منك.
- لا أحد يسيطر عليك إلا إذا كانت لديك رغبة في ذلك. لأن إدارة الوقت تعني إدارة الذات.
- الوقت ليس عدو يجب محاربته بل اعتبره فرصة يجب اقتناصها.













الوقت في ديننا و حضارتنا العربية
قد يستغرب البعض أن موضوع إدارة الوقت له أصول وأدلة في الإسلام من آيات كريمة وأحاديث شريفة و مقولات للسلف الصالح ، ولكننا للأسف لا نستطيع أن نستشف المبادئ الحياتية العملية التطبيقية منها ، إلا إذا أتت من الغرب أو بأشكال أخرى .
وفيما يلي بعض ما قيل عن الوقت في حضارتنا الإسلامية.
أولاً: في القرآن الكريم :
قال تعالى : "إن يوم الفصل ميقاتهم أجمعين " (الدخان : 40).
قال تعالى: "فجمع السحرة لميقيات يوم معلوم " (الشعراء : 38).
قال تعالى: "والعصر، إن الإنسان لفي خسر" (العصر: 1،2).
قال تعالى:" والليل إذا يغشى ، والنهار إذا تجلى" (الليل: 1،2).
قال تعالى :"والليل إذا عسعس، والصبح إذا تنفس" (التكوير: 17،18).
قال تعالى : "والفجر ، وليال عشر " (الفجر: 1،2).
قال تعالى : "والضحى ، والليل إذا سجى " (الضحى : 1،2).


ويذكر الله سبحانه وتعالى في القرآن الكريم موقفين للإنسان يندم فيهما أشد الندم على ضياع الوقت حيث لا ينفع الندم
الموقف الأول : ساعة الاحتضار وفيه يقول الكافر كما أخبر القرآن الكريم
]حَتَّى إِذَا جَـاءَ أَحَدَهُمْ الْمَوْتُ قَالَ رَبِّ أرجعوني(99) لَعَلِّي أَعْمَلُ صَالِحًا فِيمَا تَرَكْتُ كلا إِنَّهَا كَلِمَةٌ هُوَ قَائِلُهَا وَمِنْ وَرَائِهِمْ بَرْزَخٌ إِلَى يَوْمِ يُبْعَثُونَ [ المؤمنون 99-100 ،

والموقف الثاني : في الآخرة ، يقول تعالى:
] وَيَوْمَ يَحْشُرُهُمْ كَأَنْ لَمْ يَلْبَثُوا إِلا سَاعَةً مِنْ النَّهَارِ يَتَعَارَفُونَ بَيْنَهُمْ [ يونس: 45 ،
] كَأَنَّهُمْ يَوْمَ يَرَوْنَهَا لَمْ يَلْبَثُوا إِلا عَشِيَّةً أَوْ ضُحَاهَا [ النازعات : 64 ،
] قَالَ كَمْ لَبِثْتُمْ فِي الْأَرْضِ عَدَدَ سِنِينَ(112)قَالُوا لَبِثْنَا يَوْمًا أَوْ بَعْضَ يَوْمٍ فَاسْأَلْ الْعَادِّينَ(113)قَالَ إِنْ لَبِثْتُمْ إِلَّا قَلِيلًا لَوْ أَنَّكُمْ كُنتُمْ تَعْلَمُونَ [
المؤمنون 112– 114 .

ثانياً: في السنة النبوية الشريفة :

قال رسول الله صلى الله عليه وسلم :"اغتنم خمساً قبل خمس، شبابك قبل هرمك، وصحتك قبل سقمـك وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك، وحياتك قبل موتك".
قال رسول الله صلى الله عليه وسلم : "لا تزول قدمـا عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع ، أولها عن عمره فيما أفناه، وعن علمه فيما فعل وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه ؟ وعن جسمه فيما أبلاه".

ثالثا: في الحضارة العربية الإسلامية:
- الوقت هو الحياة فما حياة ُ الإنسان إلا الوقت الذي يقضيه من ساعة الميلاد إلي ساعة الوفاة.
- ساعة واحدة حافلة بالإنجاز تساوي عصراً عاطلاً عن الإنجاز.
- من علامة المقت، إضاعة الوقت
- التأجيل لص الزمان.

السلف الصالح:

- قال أبو بكر الصديق: "اعلم أن لله عملاً بالنهار لا يقبله بالليل، وعملاً بالليل لا يقبله بالنهار".
- يقول عمر بن عبد العزيز :"إن الليل والنهار يعملان فيك فاعمل فيهما ".
- يقول الحسن البصري: "يا ابن آدم إنما أنت أيام مجموعة كلما ذهب يومٌ ذهب بعضك".
- فقد روي عن ابن مسعود رضي الله عنه أنه قال : ( ما ندمت على شيء ندمي على يوم غربت شمسه ، نقص فيه أجلي ولم يزدد عملي )
- وروي عن الحسن البصري رحمه الله قوله : ( ما من يوم ينشق فجره إلا نادى مناد من قبل الحق : يا أبن آدم ، أنا خلق جديد وعلى عملك شهيد ، فتزود مني بعمل صالح فإني لا أعود إلى يوم القيامة ) ،
- ويقول الإمام أبن القيم الجوزية رحمه الله في كتابه ( الجواب الكافي ) : " فالعارف لزم وقته ، فإن أضاعه ضاعت عليه مصالحه كلها ، فجميع المصالح إنما تنشأ من الوقت ، وان ضيعه لم يستدركه أبدا .. فوقت الإنسان عمره في الحقيقة ، وهو مادة حياته الأبدية في النعيم المقيم ، ومادة معيشته الضنك في العذاب الأليم ، وهو يمر أسرع من مر السحاب . فما كان من وقته لله وبالله فهو حياته وعمره ، وغير ذلك ليس محسوبا من حياته ، وان عاش فيه عاش عيش البهائم . فإذا قطع وقته في الغفلة والسهو والأماني الباطلة ، وكان خير ما قطعه به النوم والبطالة ، فموت هذا خير له من حياته " ص 157 .
- يذكر الأمام الغزالي رحمه الله أن الوقت ثلاث ساعات : ماضية ذهبت بخيرها وشرها ولا يمكن إرجاعها ، ومستقبلة لا ندري ما الله فاعل فيها ولكنها تحتاج إلى تخطيط ، وحاضرة هي رأس المال ، ولذا يجب على الإنسان المسلم أن يراجع أهدافه وخططه وأولوياته ، لأنه بدون أهداف واضحة وخطط سليمة وأولويات مرتبة لا يمكن أن يستطيع أن ينظم وقته ؟ ويديره وإدارة جيدة .




مع خالص تحياتى
عبدالحليم الحنفى

حياك الله أخي عبد الحليم ووفقك لما فيه خير
أفادك الله بعلمك معلوماتك
مشكور عى هذه المعلومات القيمة
وأحيطك علماً بأني أخ لك من غزة - فلسطين وأعمل مدير مساعد في مدارس وكالة الغوث وأنا طالب دراسات عليا
ولدي مشروع رسالة ماجستير حول هذا العنوان "أساليب إدارة الوقت وعلاقتها بضغوط العمل الإداري"
لذا فأنا بحاجة لمراجع ودراسات سابقة موثقة.
وهذا مع تأكيدي لمنفعتي من ما تم ارساله ولكني أطمع في مساعدتك إن أمكن
أخوكم عاكف

الاخ الحبيب عاكف

إدارة الوقت على مستوى المؤسسة:

إدارة الوقت على مستـوى المؤسسة لا تختلف عن تلك المطلوبة والمطبقة على المستوى الفردي ، فمهارة تحديد الأهداف وخاصة الهدف الذكي (Smart goal) ، و التخطيط والخطوات المرافقة لها هي نفس الشيء للمؤسسة مع تعديل بسيط أن بعض التقنيات والوسائل تختلف وتمر بمراحل لأنها ليست على المستوى الفردي فقط بل على مستوى جماعي.

كما أن مضيعات الوقت على المستوى الجماعي تكون كبيرة لأنك لا تستطيع التحكم بسلوكيات أعداد كبيرة بسهولة ، بسبب طبيعة العمل الإداري وطبيعة بعض نشاطاته مثل الاجتماعات....

أهم الأمور التي يجب على المدير أو الموظف اتباعها
بالإضافة إلى التي على المستوى الفردي:
- رتب أولوياتك في العمل .
- أنجز العمل بإتقان لكيلا تحتاج العودة إليه مرة أخرى.
- تعامل مع مضيعات الوقت بفعالية .
- استخدم التفويض الفعال.











مضيعات الوقت
إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمان والأمكنة والأشخاص، وهو نشاط يأخذ وقتاً غير ضروري أو يستخدم وقتاً بطريقة ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجلهِ.
إن النظرة الشاملة لمضيعات الوقت تقتضي الالتفات إلى ما يلي:-
1. يعتبر أي نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك
2. كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك .
3. إن سبب جميع مضيعات الوقت هو أنت أو الآخرون أو أنت والآخرون، فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه.
4. بالرغم من أن جميع مضيعات الوقت من الممكن تبريرها فإن ممالا شك فيه أن جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها وإحلالها بأنشطة منتجة.
مضيعات الوقت الداخلية والخارجية
مضيعات داخلية : وهي مرتبطة بالفرد نفسه ( من الأسباب ضعف التخطيط ، عدم معرفة ما يريده بالتحديد ، العادات السلبية المضيعة للوقت...).
مضيعات خارجية : وهي مرتبطة بتعامل الفرد مع الآخرين ( العائلة ، الأصدقاء.... )
عن مضيعات الوقت :
- يجب أن تدرك أهمية تفادي مضيعات الوقت.
- يجب أن تسأل نفسك هل العمل الذي تقوم به مهم أم أنه عادي وتافه ؟
- وتسأل نفسك أين تنفق طاقتك وجهد ، باتجاه الهدف المنشود أم بدون اتجاه؟
- يجب أن لا تخجل من طلب المساعدة ،لأنه يساعدك في اختصار الوقت بمحاولات قد تكون غير ناجحة.
أهم مضيعات الوقت :
- المقاطعات بمختلف أشكالها. - المكالمات التلفونية
- البريد الإليكتروني - عدم إنجاز المهمة بشكل كامل.
- فترات الراحة
مضيعات الوقت على مستوى المنظمة :
- المضيعات الفردية بالإضافة إلى :
- الاجتماعات - عدم وضوح عملية الاتصال.
- عدم التفويض. - الأزمات.
- عدم وضوح الأهداف والأولويات. - ضعف التخطيط.
أهم الاستراتيجيات المستخدمة لإدارة الوقت
- عملية اتخاذ قرارات فعالة. - التعامل مع المكالمات التلفونية.
- التفويض الفعال. - التعامل مع الإجهاد .
- التعامل مع المقاطعات بشكل فعال - عملية الاتصال الفعال.
- ترتيب وتنظيم بيئة العمل أو المحيط الذي أنت فيه.
-

مضيعات الوقت على المستوى الفردي
مضيعات الوقت الإستراتيجيات المقترحة
ضعف التخطيط: - وجود قائمة لما يجب عمله.
- تحديد مواعيد نهائية للإنجاز الأعمال.
- برنامج عمل يومي و شهري.
عدم وضوح الأهداف والأولويات: - اتباع الطرق التي تم شرحها عن تشكيل الأهداف (الهدف الذكي).
الحيرة/التردد في
اتخاذ القرارات : - جمع المعلومات اللازمة والدقيقة.
- عدم تأجيل والمماطلة في الأعمال.
- نفذ القرار حال اتخاذك له.
المقاطعة: - تعلم قول " لا ".
- يجب أن تكون على علم بأولوياتك وأهدافك.
- التشويش والمقاطعة تؤدي إلى عدم استغلال الوقت بالشكل الأمثل حتى ولو كانت هناك استراتيجيات جيدة.
تجاوز البرنامج: - القدرة على قول " لا ".
- يجب أن تدرك ما هي قدرتك على الإنجاز.
الإجهاد/التعب: - عندما تشعر بالتعب توقف عن العمل لأخذ بعض الراحة ثم المتابعة.
- حاول إجراء بعض التغيرات لكسر الروتين.
- يجب أن يكون أحد أهدافك عمل التوازن في نمط حياتك.
التلفونات : - التلفونات نعمة و نقمة في نفس الوقت ، فمن جهة يمكن أن ننجز عدد من الأعمال باستخدام التلفون ويمكن أن يستخدم في أمور لا تتعلق بالعمل أو شيء يؤدي إلى مصلحتك.
- اكتب ما تريد إخبار الطرف الآخر في المكالمة قبل إجرائها حتى لا تنسى ما تريد قوله. وكذلك في حال استقبالك لمكالمة من أي جهة اكتب ملخصا عن محتوى المكالمة وإذا كانت بحاجة منك إلى متابعة أو إجراء معين.
- حاول أن تكون مكالماتك الصادرة كلها في وقت واحد.
- إذا لم تجد الشخص المطلوب اترك له رسالة واضحة ليعاود الاتصال بك ، أو اسأل عن الوقت المناسب لتواجده حتى لا تقضي وقتاً طويلا في البحث عمن تريد بالهاتف.
- حاول أن تستقبل المكالمة عندما تكون مستعداً وعندما يصل بك أحدهم اخبره انك لم تستطع الإجابة على المكالمة السابقة بسبب عدم ملائمة الوقت وانهم إن أرادوا الاتصال بك لاحقا أن هذا الوقت هو الأنسب.
- حاول أن يكون عندك التلفون الناطق (answer machine) لتتمكن من الرد على اختيار المكالمات المهمة والأخرى لاحقاً.
- يمكنك أن تعمل وأنت تتحدث بالتلفون فمثلا يمكنك أن تستعمل السماعة (Speaker) و تستمر بالعمل خاصة إذا كنت وحدك وكانت المكالمة عادية ، أو يمكنك استعمال سماعة الأذن وخاصة عندما تستعمل الهاتف الخليوي ( ولكن ليس أثناء القيادة!!!!!!).
المماطلة: - عند اتخاذك لقرار معين اعمل على تنفيذه مباشرة و لا تماطل أو تؤجله ، فليس المهم اتخاذ القرار بل الأهم هو وضع القرار قيد التنفيذ.
عدم التوازن: - يجب أن يكون في برنامجك أو خطتك التي تتبعها موازنة بين العمل وحياتك العائلية والحياة بشكل عام.
- عدم التوازن يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق و بالتالي ضعف الإنجاز.

المضيعات على المستوى المؤسسي
بالإضافة إلى المضيعات السابقة التي على المستوى الفردي
مضيعات الوقت الإستراتيجيات المقترحة
الزوار : - كثيرون يقولون لك هل لديك دقيقة أو خمس دقائق ، لتجد نفسك بعد ذلك أن معظم نهارك كان في استقبال الزوار....لذا لا بد من معالجة الوضع :
- يجب أن تتعلم كيف تقول "لا" وكيف تعتذر بلباقة ولطف بسبب انشغالك
- حاول أن تستعين بالآخرين لتذكيرك بمواعيدك والمطلوب منك إنجازه في حال خجلك وعدم قدرتك على إخبار زوارك بما عليك.
- حاول معرفة سبب الزيارة إذا كانت بخصوص العمل حاول إنجازه لهم بسرعة أو وكّل الآخرين أو أخبرهم بما يجب عمله.
- من الاقتراحات في حال قدوم زوار عندك قف وابقى واقفاً وحاول التحدث مع الزائر وأنتم واقفون حتى يستشعر مدة انشغالك.
- يمكنك الاعتذار لهم و إعطائهم موعدا يناسبك.
- حاول عدم التحدث في مواضيع عامة أو بغير هدف ا لزيارة لتختصر الوقت.
- إذا كان لديك سكرتيرة اتفق معها على نظام معين لتخليصك من الزوار الغير مرغوب فيهم من خلال تذكيرك بالمواعيد اللاحقة وغيرها.........
- إذا كنت موظفاً عاديا حاول الاستعانة بزميلك في العمل.
- حاول لقاء الزوار في قاعة الاجتماعات أو في مكتب زميل آخر ، وليس في مكتبك .
- حاول وضع ساعة كبيرة أمامك وانظر إليها دائماً لتُشعر الآخرين أنك مشغول وبانتظار شيء ما .
- إذا لم يستشعر زائرك بعد كل هذا حاول أنت الخروج من المكتب لأي حجة.
- إذا أردت أن تعمل بدون مقاطعة اجعل عندك مكان خاص تعمل به و اجعل شخصاً يعلم مكانك للاتصال بك عند الضرورة.
عدم التفويض: - يجب أن يكون التفويض فعالا بمعنى أن تختار الشخص المناسب للقيام بالعمل كما لو أنك أنت الذي قمت به أو حتى بنسبة (80% فما فوق).
الاجتماعات: - الاجتماعات مهمة ولكن الأهم هو الخروج بنتائج وعدم إضاعة الوقت بنشاطات غير منتجة.
الأزمات: - لا يمكن التحكم بالعناصر المفاجئة لذا يجب التعامل معها.
- في حال حدوث طوارئ حاول التعامل معها يوما بيوم.
- يجب أن تعمل على حل المشكلة الأساسية من جذورها وليس فقط التعامل مع الأعراض والظواهر للمشكلة.
- من أسباب الأزمات عدم وجود تخطيط جيد لذا أهم خطوة في معالجة الأزمات هي الحرص على إعداد خطة باتباع خطوات التخطيط .
- حتى في حال وجود خطة قد تكون مشكلة التوقعات الغير واقعية، مما تحد من تكوين البدائل والحلول الملائمة.
- يجب أن تكون قنوات الاتصال واضحة حتى لا تترك مجال للشائعات ويجب اطلاع موظفيك ومن لهم علاقة بالموضوع على حقيقة ما يجري (بالقدر المسموح به) ليكونوا عوناً لك على معالجة الوضع.
عدم إنجاز العمل بشكل كامل: - إذا لم يتم العمل بشكل كامل فإنك ستضطر العودة إليه مرة أخرى.
عادات العمل السيئة - يحب استخدام الطرق الإدارية الصحيحة لإنجاز الأعمال المطلوبة منك .
- يمكن الاستعانة بالموظفين الكفؤيين.
- استخدام تقنيات ووسائل إدارة الوقت و تفعلها.
القيام بالأمور الروتينية - وقتك ثمين يجب أن يخصص للأمور التي تحتاج إلى مهارات إدارية معينة ، والى قرارات سريعة وهامة ، يمكنك أن تفوض إلى موظفيك هذه الأمور الروتينية.
- يجب أن تقوم بالأمور طبقاً لأولوياتك (الأمور الروتينية ليست أولوية)
الأعمال الورقية والقراءة : - إذا لم يكن لديك وقت لقراءة شئ معين ومهم احرص على أن توكل أحد ا لموظفين الكفؤين لعمل ملخص لك.
- لا تمسك ملف أو ورق معين إلا إذا كنت متأكد بأنك ستتعامل معه حالاً .
- حاول إنجاز الورقة الواحدة بشكل كامل حتى تنتهي منها.
البريد الإليكتروني : - لا تجعل شغلك الدائم تفقد البريد الإليكتروني لكيلا تصرف وقتاً كبيرا خاصة إذا كنت ممن يحبون الإنترنت لأنك حتى وان لم تجد بريدا يلهيك (الغير متعلق بالعمل) ، فإنك ستقضي وقتاً وأنت تفتح مواقع مفضلة لديك في كل مرة...
- في حال ورود العديد من الرسائل الدعائية لبريدك و لا تريدها ، يمكنك بكل سهول عمل حاجز (Block) لفصل هذه الرسائل عن باقي البريد .
- لا تفتح البريد الذي قررت وضعه في الرسائل التي لا تريدها فهذا سيأخذ منك الوقت الكبير ، فقط قم بإلغاء الرسائل و يكفي القرار لأول مرة بأنك لا تريد هذه الرسائل .
عدم ترتيب بيئة العمل: - إذا لم تكن قادرا على الوصول لما تريده من أوراق ومعدات لازمة لعملك بسهولة فهذا يعني أنك غير مرتب وغير منظم.
- يجب أن يكون مكتبك منظماً وليس أكواماً من الأوراق المتناثرة والغير مصنفة.
- اجعل أمامك ما تريد استخدامه حالياً فقط.
- تذكر كم من الوقت ستنفقه وأنت تبحث في أكوام الورق.
الاستراحات: - حاول وضع وقت محدد.
- حاول أن يكون هذا الوقت هو اقل الأوقات إنتاجية في العمل.
- تقليل أوقات الغداء والاستراحة قدر الإمكان.
- معرفة ما سينتج عن الإفراط في وقت الاستراحة.

أخطاء المديرون :
- عدم عمل توازن بين الحياة العملية وبين الحياة الاجتماعية.
- بيئة عمل غير منظمة ومرتبة (أكوام الورق الكثيرة والمتناثرة).
- بدء يوم العمل بدون خطة واضحة أو برنامج عمل يومي.
- عدم النوم بشكل كافي
هذا ليس مفيداً لأن الإرهاق سيلازمك طيلة النهار وستكون إنتاجيتك أقل.


أهم مضيعات الوقت :
الاجتماعات غير الفعالة:
تمثل الاجتماعات أحد النشاطات التي يمارسها القادة الإداريين والمديرين والمشرفين، لذلك يجب المحافظة عليها وإدارتها بفعالية .
أسباب مشكلات الاجتماعات وبعض حلولها

الأسبـــاب الحلـــول
عدم وجود هدف. - ينبغي أن لا يكون اجتماع بدون هدف ويفضل أن يكون الهدف مكتوباً .
عدم وجود جدول عمل. - ينبغي ألا يعقد أي اجتماع دون جدول أعمال مكتوب. أو يذكر جدول عمل شفوي للاجتماع المفاجئ.
أشخاص غير ملائمين: كثيرون أو قليلون. - يجب أن يحضر أولئك الذين يحتاجهم الاجتماع فقط.
عدم ملائمة الوقت. - يجب التأكد من الوقت المناسب.
عدم ملائمة المكان. - يجب اختيار مكان مناسب للاجتماع .
عدم التخطيط للاجتماعات. - يجب التخطيط الملائم لمعظم الاجتماعات الفعالة.
كثرة الاجتماعات. - اختبر حاجتك الفعلية للاجتماعات.
قلة الاجتماعات. - قم بتقييم الحاجة للمشاركة وللمعلومات وللتنسيق ثم ضع الجدول بناء على هذه الأولوية.
إشعار أو مذكرة غير ملائمة. - اعد مذكرة مكتوبة بكل الضروريات بما فيها المعلومات والمواد الضرورية .
عدم التركيز - عدم التركيز يؤدي إلى تفويت عدد من النقاط الهامة للنقاش مما يستدعي أن تسأل وتستفسر عنها وربما الإعادة من جديد مما يستهلك وقت كبير.
الوقت المناسب - لضمان بدء الاجتماع وإنهائه في الوقت المناسب حاول أن يكون في نهاية الأسبوع وفي آخر ساعات الدوام لتضمن أن الكل سيتكلم في المفيد ولن يضيع وقت الاجتماع.
- إذا احتجت أن يكون في أحد أيام الأسبوع يمكنك أن تضعه قبل فترة الغداء أو الاستراحة، لتضمن أن المشاركين سيحرصون على الاستفادة من ساعة راحتهم.
عدم بداية الاجتماع في الوقت المناسب. - ابدأ في الوقت المناسب.
عدم انتهاء الاجتماع في الوقت المناسب . - قم بإنهاء الاجتماع في الوقت المناسب.
عدم تلخيص نتائج الاجتماع. - قم بتلخيص نتائج الاجتماع أو اجعل أحد المشاركين يقوم بعملية التلخيص.
المتابعة والمراجعة : - يجب أن تكون نتائج الاجتماع الذي انعقد في موقع التنفيذ والمتابعة أو حتى التحقق وجمع المعلومات اللازمة وعرضها في الاجتماع التالي ومناقشة ما تم التوصل إليه من توصيات الاجتماع السابق و ما الذي حصل ولماذا؟

التفويض غير الفعال:-
يعتبر التفويض من أهم العوامل المساعدة على كسب الوقت وإدارته ويمكن ممارسة التفويض على النحو التالي :
- إذا كان لديك مدير مكتب أو سكرتير عليه أن يقوم بترتيب مواعيدك، فيوفر عليك الوقت وينظم زائريك بعدم السماح لبعضهم بمقابلتك أو تأجيل مقابلتهم لك حتى موعد آخر.
- دع مدير مكتبك أو سكرتيرك يهتم في المكالمات التلفونية. اطلب منه أن يهتم هو في الإجابة على كل المكالمات ما عدا الاضطرارية منها كذلك اطلب منه أن يسجل ملخصاً لكل مكالمة أو ملاحظة حولها.
- أعط مساعدك أو مدير مكتبك أو سكرتيرك مسؤولية كاملة عن جميع المراسلات التي ترسل من مكتبك بما فيه الرد على الرسائل العادية النمطية.
- حافظ على وقت مدير مكتبك أو سكرتيرك، وذلك بأن تجتمع معه إما صباحاً أو في نهاية الدوام حتى يتم تنسيق جدول العمل اليومي سوياً، وحتى يكون قادراً على تخطيط عملك وعمله وفقاً لأنشطتك وأولوياتك خاصة عندما تكون خارج مكتبك، فيعرف مدة غيابك وأين يمكن الاتصال بك ……ونحو ذلك.
- لا تشجع التفويض العكسي لأن المهمة التي تعاد إليك ربما تأخذ من وقتك ووقت المنظمة اكثر مما لو قام به المرؤوس بنفسه.
- احترم وقت مرءوسيك لأنهم يعملون حسب جدول أولوياتك التي تريدها.
- أعط مرءوسيك إرشادات يستطيعون العمل ضمنها في الأعمال المفوضة لهم، وهذه الإرشادات سوف توفر لهم الوقت كما تعطى المنظمة فوائد أخرى.







أسباب مشكلات التفويض وبعض الحلول المقترحة لها

الأسبـــــاب الحلـــــول
عدم الاطمئنان أو الخوف من الفشل. - عليك إدراك الأمور وتقبل المخاطر لشيء لابد منه.
عدم الثقة في الموظفين. - ثق بهم، قم بتدريبهم، وساهم في تطورهم.
إدخال نفسك في تفاصيل وروتين . - لا تفعل شئ بإمكانك تفويضه للآخرين.
تفويض المسؤولية بدون سلطة. - فوض دائما السلطة مع المسؤولية.
إعطاء إرشادات غير واضحة أو غير كاملة. - تأكد من وضع الإرشادات.
- تأكد من أن الشخص المفوض إليه يعرف ما تريده منه تماماً.
عدم وضع طرق رقابة مناسبة . - ضع خططاً وجداول مفصلة لمدى التقدم في العمل.
الرقابة الزائدة. - استرح قليلاً ركز على إنجاز العمل وأساليبه.
عدم القيام في المتابعة. - راقب سير العمل دائما في الوقت المناسب.

إدارة الوقت والإجهاد

إن الإحساس الدائم بعدم القدرة على إنجاز المطلوب في وقت محدد أو عدم القدرة على التوفيق بين الاحتياجات المختلفة للفرد في حياته العملية والعائلية تولد عنده الإحساس بالضغط والحزن وغيرها من الأمور الأخرى ، فقد يكون أحدهم ناجح جداً في مجال عمله ولكن حياته الأسرية تعاني من الخلل أو حياته الدراسية أو........

والمشكلة تتفاقم عندما يؤدي هذا الإجهاد والضغط النفسي تأثيره على الحالة الصحية ، وهذا أمر خطير يجب أن لا يستهان به ،لأنه على المدى البعيد يؤدي إلى مشاكل صحية حقيقية أنت في غنى عنها .

و الضغوطات متفاوتة في أشكالها ودرجة تأثيرها وهي مرافقة لنا في عدة مواقف ؛ فمثلاً :
- هل تلاحظ على نفسك أنك تشعر بصداع مؤلم عندما تفكر في مشكلة ما ؟.
- هل تعاني من انقباض معدتك وآلامها وأنت تستعد لشيء ما أو تنظر نتيجة شئ قمت به؟.
- هل تعاني من الأرق وعدم القدرة على النوم بسبب خوفك من أنك لم تقم من العمل بالشكل المطلوب وقد لا يلاقي الاستحسان؟.
- هل تشعر أن المطلوب منك تحقيقه أكبر من قدرتك؟.
- هل تشعر بأن عليك إنجاز الكثير بوقت قليل؟
- هل تشعر بأن الوقت يدركك في كل شيء و انه عدو يجب أن تهزمه و تتغلب عليه\\ظ
- هل مرت عليك لحظات وأنت تصرخ في كل من حولك وحتى بدون سبب لأنك متوتر بسبب عدم إنجازك المهمة أيا كان نوعها في النوعية والوقت المطلوب؟.
- أو ربما تكون من الذين يكبتون ويكتمون في داخلهم قلقهم وضيقهم مما قد يؤدي إلى نتائج أسؤ من كل ما ذكر ، فقد تأتي لحظة تفجر كل ما بداخلك !!!!!!!!

هناك عدة اقتراحات لتجاوز هذه الأزمات الحالية والمستقبلية و لتدرك نفسك ، والحقيقة أن كل هذه الاقتراحات مندرجة تحت موضوع إدارة الوقت بدءً من تحديد الأهداف والتخطيط الجيد ،،، وكل ما تم تناوله من طرق ونماذج مساعدة لك في تحديد ما تريد وكيف تتوصل إليه؟
وهل أنت واقعي في ما تريده بالاعتبار إلى ما تملكه من موارد ومصادر مادية وفنية.
إدارة الوقت هو التخطيط لحياة افضل وأسهل ولحياة متوازنة .

و الآن هل تريد أن تبقى مجهدا وفي دوامة لا تنتهي ؟!!!! أم أنك ستعيد حساباتك من جديد لتنعم بحياة أفضل؟!!!!

اخى عاكف تلك بعض المراجع

د. إبراهيم القعيد ... إدارة الوقت .

د. عبداللطيف الخياط ... ترتيب الأولويات طريق النجاح
يوجين جريسمان ... فن إدارة الوقت .
جيفري ماير ... النجاح رحلة .
روي اليكساندر ... أساسيات إدارة الوقت .
ستيفن كوفي ... الأولويات الأولى .
جيفري ماير ...إدارة الوقت للمبتدئين .
د. لاري بيكر ... فن إدارة الوقت .
مارشال كوك ... إدارة الوقت .
- د عائض القرنى

ماهي فوائد تنظيم الوقت ؟
الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتك .
قضاء أكبر وقت في التطوير الذاتي .
إنجاز الأهداف والطموحات الشخصية .
تحسين الإنتاج . ( صلح الحديبية )
التخفيف من الضغوط في العمل والحياة الشخصية .
قضاء أكبر وقت مع العائلة والاسترخاء والراحة .
**أمور تساعدك في تنظيم وقتك
وجود خطة مع وضوح الأهداف .
المرونة في تنفيذ خطتك .
دون أفكارك وخططك وأهدافك .
لا تيأس ... لا تيأس ... فاليأس أقرب طريق للفشل ؟ ... وقد قيل : أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلمه من نجاحي .
قارن بين الأولويات أي : اختر ما تراه مفيداً لك في مستقبلك غير ضار لغيرك .
إقرأ خطتك وأهدافك كل يوم .
استخدم التقنيات الحديثة لتنظيم وقتك .
ركز ولا تشتت ذهنك .
نظم مكتبك وغرفتك وسيارتك .
وأخيراً ... إعلم ان النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها ، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك .

التوجيه والمراقبة
مثلما تراقب وتوجه الموظفين عليك أيضاً:
مراقبة حسن تنفيذ الخطط والأهداف والأولويات التي وضعتها لنفسك ،
تقييم نتائجها من وقت لآخر
اعادة توجيه نفسك اما للعمل باتجاهها أو ربما اعادة النظر بها
**التنظيم
ترتيب المكتب : التخلص من الأوراق والملفات المبعثرة على المكتب
تنظيم الغرفة بشكل يكون كل ما ستحتاج اليه قريباً منك ( خزانة الملفات ، الهاتف، الكمبيوتر ..الخ..)
اعتماد نظام لحفظ الملفات يساعدك على ملاحقة الأمور التي تعمل عليها اليوم ، ستعمل عليها قريباً أو التي ستنتظر
التفكير وبرمجة أعمال اليوم قبل بدءالعمل مع التقييم خلال النهار
استعمال المفكرة / تدوين تفاصيل المهام التي استهلكت من وقتك والوقت المستهلك .

***في التنظيم ،ارشادات
عند تصنيف مختلف البنود الموجودة في مكتبك ، تزداد فرص نجاحك في التخلص من المواد غير الضرورية ، لتصبح مهمة التعاطي مع ما تبقى أكثر سهولة.
اذا كنت تتشبث بشىء يفيد شخصاً آخر ، من الأسهل عليك التخلي له عنه.
تعجز أحياناً عن انجاز مهمة بسبب اعتماد بعض الخطوات على الأخرى . أنجز قدر ما تستطيع ، ثم استشر الآخرين . واثناء الفترة الفاصلة ،ابدأ في المشروع التالي.
**في التنظيم ، تحذيرات
مثلما تتحول الفجوة الصغيرة غير المعالجة الى قناة في جذر السن ، يمكن أن تصبح الفوضى البسيطة مشكلة كبيرة اذا تجاهلتها.
تشير الاوراق المتراكمه بطبيعتها الى سوء التنظيم.
فوضى:
تراكم غير منظم لأشياء ، تكون قيمته الجماعية موضع شك.
*** عوامل أخرى تساهم في هدر الوقت؟
مقاطعات – الهاتف
مقاطعات – زيارات شخصية أو غير مبرمجة
مهام كان من المفترض تفويضها للغير
انعدام التخطيط
أهداف وأولويات غير واضحة
ادارة الأزمات ( اطفاء الحريق)
ادارة طاولة المكتب / قلة تنظيم شخصية
الضغط النفسي والتعب
التعامل مع اعضاء الفريق
الاجتماعات
المماطلة وعدم القدرة على أخذ القرار
العمل في غياب بعض المعلومات
معلومات تقنية غير كافية
ضعف في التواصل
عدم القدرة على الرفض

***كيف يمكن التعامل مع هذه العوامل؟
أخذ الوقت الهادىء - فترة لاتتعرض فيها للضجيج - على محمل الجد ،القضاء على الضجيج والالتزام بالمهمة التي في متناول يدك
ابتكار نظام ووقت محدد لاستلام المخابرات الهاتفية غير الملحة
تمكين الموظفين لمواجهة مهامهم دون الحاجة الى الاستشارة
تحديد وقت معين خلال النهارللاجابة على الأسئلة

**** كيف يمكن التعامل مع هذه العوامل؟

تدريب النفس على رفض المهام غير الملحة بلباقة ولطافة
أخذ الحذر من السعي الى الكمالية ، تقييم الفائدة من الجهد الزائد
ترويض الغضب
تحليل النفس وتحديد الأوقات التي تكون فيها الانتاجية عالية

*ريتشارد لازاروس : الاجهاد هو حالة شعور يختبرها المرء عندما يرى أن ” الطلب يفوق الامكانيات الشخصية والاجتماعية الممكن استنفارها“.
*** مؤشرات الاجهاد
فقدان التركيز
اعياء متكرر
أرق
تعب دائم
قضم الأظافر
التوق الى الحلويات
الميل الى التفاصيل
تباطؤ
الولع بالقتال
اكتئاب غير مبرر
قهقهة عصبية
الرغبة في الاختفاء
عدم الثقة بالآخرين
الشعور وكأن لا معنى للحياة
تزايد القلق
نقر القدمين على الأرض
****مصادر الاجهاد المحتملة
الرتابة
الضجة
المواعيد النهائية
الأشخاص
الشعور بالاهمال
تفويت فرصة
غموض في الدور
طلبات متناقضة
العمل المفرط
التوقعات غير الواقعية
الشك
فقدان السيطرة
الطوارىء والأزمات
الشعور بقلة التقدير
الافتقاد الى الأمان في العمل
بيئة العمل غير المرنة
****اعتماد تقنيات جديدة لمعالجة الاجهاد
التصور : الاسترخاء ومحاولة تصور حالات ومواقع مريحة وايجابية.
التحدث الى الذات : يساعد على ادراك ما تقوله لنفسك . ركز على قول عبارات ايجابية.
العلاج العطري : تساعد بعض المواد في الطبيعة على الشعور بالهدوء والسكون.
الفيتامينات : B & C يساعدان على تغذية الغدد الكظرية التي تطلق هرمونات الاجهاد فيما يستعد جسمك للقتال...
التنفس العميق
التأمل : تركيز العقل فيما هو في حال من الادراك المسترخي

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

لقد اصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار والمديرين على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة، بدلاً من النظر إلى مدى العائد من استثمار هذا الوقت. إن عمل المدير أساساً مجزأ، ولهذا فان وقته ينبغي أن يكون مجزأ بين إنجاز عمل اليوم والتفكير في نشاطات وأعمال الغد. ولهذا فان الفائدة من وراء إدارة وقت المدير لا يمكن أن يبخس حقها.

إن الوقت مورد فريد في نوعه إذ أن كل شخص يملك منه نفس المقدار، كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، وإنما الحل الحقيقي الوحيد هو استخدام افضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين والمديرين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب. إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.

يحدث التعلم بطرق متعددة، إحداها التجربة والخطأ والكثير من المديرين الناجحين تعلموا أن يحلوا مشكلات وقتهم بهذه الطريقة.

الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت:
إن العملية الإدارية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وهذه الأخيرة تحتوي على مهمة إدارة الوقت.

هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة للمراجعة الشاملة للكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل اكثر.

أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟

إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.

1- مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمى مبدأ تحليل الوقت.

إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.

2- مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه" حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك".

3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.
المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.

إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.

والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من " ملح جدا" ألي " غير ملح" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من " مهم جدا" إلى " مهم". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن اكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.

4- مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على اتباعه.
إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة اكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت. ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.

ثانيا: المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح اكثر فعالية في استخدام وقته. وأول مبدأ للتنظيم هو:
1- مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.
تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بان يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها. كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها. ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على المدير أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.
2- مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):
كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.
3- مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري جدا لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.

الفوائد من تنفيذ هذين المبدأين واضحة، إذ يجب التقليل من المقاطعات وذلك بتقسيم النشاطات وتجميعها حسب التشابه الموجود بينها، فإذا تم تقسيم النشاطات بحيث يلتقي المرؤوسون مع مديرهم في وقت معين، والاتصالات الهاتفية يرد عليها في وقت محدد، وتم تحديد موعد للاجتماعات وفي وقت معين، كما حدد وقت "الهدوء" للتفكير الخاص بالمدير يوميا، عندها تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما خفت المقاطعات، وسيقل أيضاً عدد المرات الابتداء والتوقف ( المعوقات أو المعترضات) في إنجاز الأعمال، فالمحافظة على عدد مرات الابتداء والتوقف إلى حد بسيط سوف يؤدي إلى تحسين فعالية إنجاز المهام الذي سيؤدي إلى توفير الوقت.

4- مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:
إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً.
إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام اكثر فعالية للوقت. لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها. تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.

ثالثا: المبادئ المتعلقة بالرقابة:
بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.... لكي يحقق الهدف كما خطط له.... يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول. يسمح له التباين بان يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها. يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:

1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت.
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
2- مبدأ إعادة التحليل:
3- ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة اشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.
4- ويجب إعادة تحليل الوقت مرة كل ستة اشهر على الأقل. فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارساتهم القديمة. ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.
*****المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية
لقد اصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار والمديرين على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة، بدلاً من النظر إلى مدى العائد من استثمار هذا الوقت. إن عمل المدير أساساً مجزأ، ولهذا فان وقته ينبغي أن يكون مجزأ بين إنجاز عمل اليوم والتفكير في نشاطات وأعمال الغد. ولهذا فان الفائدة من وراء إدارة وقت المدير لا يمكن أن يبخس حقها.
إن الوقت مورد فريد في نوعه إذ أن كل شخص يملك منه نفس المقدار، كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، وإنما الحل الحقيقي الوحيد هو استخدام افضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين والمديرين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب. إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.
يحدث التعلم بطرق متعددة، إحداها التجربة والخطأ والكثير من المديرين الناجحين تعلموا أن يحلوا مشكلات وقتهم بهذه الطريقة.
الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت:
إن العملية الإدارية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وهذه الأخيرة تحتوي على مهمة إدارة الوقت.
هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة للمراجعة الشاملة للكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل اكثر.
أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟

إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.

5- مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمى مبدأ تحليل الوقت.

إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.

6- مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه" حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك".
7- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.
المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.
والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من " ملح جدا" ألي " غير ملح" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من " مهم جدا" إلى " مهم". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن اكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
8- مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على اتباعه.
إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة اكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت. ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.

الى لقاء اخر قريبا ان شاء الله دعواتكم لنا بالتوفيق والسداد ودعواتى لكم بمزيد من الحب والنجاح